7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết | TPEM

Monday,
11/01/2021
0

…nếu chỉ bằng nhiệt tình, tâm huyết, giàu tính sáng tạo nhưng thiếu kiến thức và kinh nghiệm tổ chức sự kiện, một, thậm chí nhiều quả bom sẽ phát nổ phá tan công sức chuẩn bị của những người tham gia tổ chức sự kiện. 

Nội dung dưới đây sẽ nêu ra 7 yếu tố quan trọng - là chìa khóa mở ra cách thức tổ chức thành công một sự kiện:

1. Tại sao lại phải tổ chức sự kiện

2. Nhóm công chúng hướng đến và Thông điệp của sự kiện 

3. Nội dung của sự kiện

4. Công tác chuẩn bị cho sự kện

5. Nhân sự chạy sự kiện

6. Công tác hậu cần cho sự kiện

7. Yếu tố nào là quan trọng nhất để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công?

Theo từ điển tiếng Việt của GS Hoàng Phê xuất bản năm 1998, “sự kiện” được hiểu là sự việc có ý nghĩa quan trọng đã xảy ra. Ứng với thực tế hiện nay, từ “sự kiện” được hiểu theo nghĩa rộng hơn. Nghĩa của từ không bị bó hẹp bởi từ “đã”, thay vào đó là “sẽ”, “sắp” hoặc đang xảy ra sự việc có ý nghĩa tại một thời điểm trong một hoặc nhiều không gian xác định.

Đã nói đến sự kiện thì thường yếu tố chịu tác động ở đây chính là con người. Con người vừa là đối tượng chịu ảnh hưởng bởi sự kiện, cũng là đối tượng tạo ra sự kiện đó. Loại bỏ những sự kiện mang tính chất không kiểm soát, sự kiện có tính chất tiêu cực, chúng ta sẽ xem xét sự kiện có chủ đích, do con người tạo ra để mang đến một ý nghĩa cụ thể cho một tổ chức hay cá nhân nào đó.
Để tạo ra một sự kiện, dù là cá nhân hay tổ chức, trước tiên phải đặt và trả lời câu hỏi tại sao?

Mục đích tổ chức sự kiện là gì?

1. Tại sao lại phải tổ chức sự kiện

Câu hỏi này tưởng chừng đơn giản, ai cũng biết nhưng thực tế không hẳn như vậy. Với những sự kiện mang tính chất nghi lễ (Khai trương, khánh thành, kỷ niệm…), mục đích sự kiện dễ xác định hơn là nhóm sự kiện có tính chất văn hóa, xã hội, mang màu sắc nghệ thuật.

1.1. Mục đích tổ chức sự kiện nói chung

Một ví dụ để minh họa cho việc tại sao phải xác định rõ mục đích tổ chức sự kiện:
Công ty sữa A muốn tổ chức sự kiện ngày hội gia đình. Vậy mục đích chính của sự kiện là gì? (i) Thu hút sự quan tâm của khách hàng, qua đó quảng bá sản phẩm? (ii) Thực hiện trách nhiệm của doanh nghiệp đối với xã hội? (iii) Thể hiện sức mạnh của thương hiệu trên thị trường sản xuất, phân phối sữa? (iv) Hưởng ứng Đề án 641 của Chính phủ về việc phát triển thể lực, tầm vóc người Việt Nam giai đoạn 2011 - 2030? Với mỗi mục đích, sự kiện sẽ có thông điệp khác nhau, nội dung khác nhau, kéo theo công tác chuẩn bị và chi phí cho sự kiện cũng khác nhau. Mục đích không rõ ràng hoặc nhồi nhét sẽ gây loãng nội dung, kéo theo sự lúng túng trong khâu chuẩn bị. Hệ quả xảy ra là sự kiện tuy có nhưng cái cần nhất phải đạt là gì thì không ai hay, sự kiện đã/chưa đạt được điều gì, cụ thể như thế nào cũng thiếu cơ sở để xác định. Nếu có, may chăng đó là kết quả được vẽ ra sau ‘nỗ lực’ tiêu tiền của một nhóm nào đó.

1.2. Mục đích tổ chức sự kiện cá nhân

Thu hẹp phạm vi sự kiện, xét ở góc độ cá nhân, sự kiện là cột mốc ghi dấu sự trưởng thành, rộng hơn là việc công bố thành quả mà người đó mong muốn đem lại cho xã hội. Sự kiện cá nhân có thể diễn ra đơn giản bằng việc gặp mặt vài ba người bạn để thông báo một thông tin quan trọng mà họ đã/đang hoặc sẽ gặt hái được. Cũng có thể là sự tập hợp của hàng nghìn người với hình thức fan hâm mộ.

1.3. Mục đích tổ chức sự kiện cho tổ chức/doanh nghiệp

Xét ở góc độ tổ chức/doanh nghiệp (gọi chung là doanh nghiệp), sự kiện là thời điểm được lựa chọn để công bố, nhấn mạnh, bổ sung hay tiếp tục khẳng định phương châm hoạt động mà doanh nghiệp đó đang theo đuổi. Khác với sự kiện có tính chất cá nhân, thành phần tham dự sự kiện doanh nghiệp thường bao gồm hai nhóm: Nội bộ và bên ngoài. Số lượng người tham dự sự kiện doanh nghiệp cũng lớn hơn và đòi hỏi nhiều yếu tố cần thiết hơn sự kiện cá nhân. Nếu sự kiện cá nhân chỉ cần thỏa mãn tính cách, sở thích của một người hoặc nhóm người hâm mộ thì với doanh nghiệp, sự kiện cần phải thể hiện ý chí của tập thể, đường lối phát triển, đặc trưng thương hiệu, nhận diện bản sắc, phong cách và trên hết phải phù hợp với mục đích mà bản thân sự kiện đặt ra và hướng đến khách mời. 

1.4. Có nên ‘nhắm mắt’ làm sự kiện

Nếu sự kiện, bao gồm cả tính chất cá nhân và doanh nghiệp không trả lời được câu hỏi “tại sao” thì tự bản thân sự kiện không nên tồn tại. Do vậy, trả lời câu hỏi này là điều bắt buộc trước khi tiến hành xây dựng thông điệp cho sự kiện, xác định địa điểm tổ chức, thời gian tiến hành, cách thức triển khai…

Thông điệp sự kiện vừa là sự khởi đầu, vừa là định hướng cho các hoạt động của sự kiện.

Thông điệp sự kiện vừa là sự khởi đầu, vừa là định hướng cho các hoạt động của sự kiện.

2. Nhóm công chúng hướng đến và Thông điệp của sự kiện 

Xác định rõ mục đích của sự kiện là bước khởi đầu cho việc tạo ra thông điệp mà sự kiện muốn nhắm đến.

2.1. Thông điệp luôn gắn liền với nhóm công chúng/khách hàng mục tiêu

Ứng với từng nhóm khách mời/công chúng sẽ có từng thông điệp cụ thể. Tại sao lại nói vậy? Quay trở lại ví dụ Ngày hội gia đình của công ty sữa A. Với mục đích thu hút sự quan tâm của các gia đình đang/sắp nuôi con nhỏ, qua đó quảng bá sản phẩm, thông điệp mà công ty A muốn đưa đến cho khách mời là “Cùng ba mẹ nâng bước con yêu”. Với thông điệp này, đối tượng khách mời của công ty A sẽ khó có thể là sinh viên hoặc các cặp vợ chồng trên 50 tuổi.

Thông điệp sự kiện cũng thường là tên của chương trình, cũng là yếu tố chi phối và khoanh vùng mọi ý tưởng tổ chức, nội dung, thiết kế, hình ảnh, âm thanh… sẽ xuất hiện trong buổi lễ tổ chức sự kiện đó.

2.2. Ai, bộ phận nào chịu trách nhiệm tạo ra thông điệp cho sự kiện?

Sáng tạo thông điệp cho sự kiện, hơn ai hết, chính cá nhân/tổ chức có sự kiện diễn ra sẽ là người cần tạo ra nó. Không ai hiểu bản thân bằng chính mình, do vậy, nếu tin rằng các công ty tổ chức sự kiện có thể làm tốt việc đặt tên cho sự kiện thì niềm tin đó có phần mơ hồ. Một trường hợp khác, nếu chủ đầu tư trao trọng trách cho một đơn vị bên ngoài ‘gọi tên’ sự kiện thì đơn vị nhận nhiệm vụ đó phải là đơn vị đã/đang đồng hành xây dựng các kế hoạch truyền thông và marketing dài hạn, am hiểu sâu sắc tính cách thương hiệu, sản phẩm, văn hóa, đặc điểm khách hàng của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu để một agency tự do sáng tạo, rủi ro xảy ra là cả chủ đầu tư lẫn agency có thể lố với khách mời tham dự.

Khi đã xác định được thông điệp, tên chương trình đồng nghĩa nhóm công chúng/khách mời cũng được phác họa cụ thể. Định hướng và xây dựng đúng thông điệp/tên chương trình ứng với nhóm khách mời nhắm đến, công việc tổ chức sự kiện sẽ có cơ sở triển khai hiệu quả. Xác định sai, đặt tên chương trình kém hấp dẫn, không đúng và không phù hợp với khách mời tham dự sẽ gây hậu quả: Toàn bộ tư duy, thời gian, chi phí bỏ ra để tổ chức sự kiện biến thành ‘công cốc’.

3. Nội dung của sự kiện

Có thể khẳng định, nội dung chính là phần hồn của sự kiện và là yếu tố quan trọng góp phần tạo nên thành công nói chung cho doanh nghiệp.

3.1. Phân loại sự kiện

Với sự phát triển ngày càng đa dạng của nhu cầu xã hội, nội dung sự kiện có thể chia làm hai nhóm: Sự kiện chính sự và phi chính sự.

Sự kiện chính sự thường là các buổi lễ khánh tiết, khởi công/động thổ, khai trương/khánh thành, công bố, hội nghị, họp báo, ra mắt sản phẩm… Sự kiện nhóm này được tổ chức dựa theo các form quy chuẩn, đề cao tính trang trọng, sự quy củ và tuân thủ các nguyên tắc ngoại giao. Lý do giải thích cho điều này là để đảm bảo tính xuyên suốt trong việc truyền tải phương châm hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp.

Khác với sự kiện chính sự, sự kiện phi chính sự (ngày hội âm nhạc, giao lưu văn hóa, hội chợ triển lãm…) thường được thiết kế nhằm tối ưu hóa khả năng tương tác giữa chủ nhà và khách mời. Sự gần gũi, thân thiện, cởi mở trong sự kiện phi chính sự thường lớn hơn, không gian sự kiện cũng mở hơn, hình ảnh, âm thanh, màu sắc đa dạng hơn nhiều lần so với các quy chuẩn của sự kiện chính sự.

3.2. Loại sự kiện nào dễ thực hiện hơn?

Xuất phát từ đặc điểm nói trên, sự kiện phi chính sự sẽ chỉ được tiến hành sau quá trình tìm hiểu đặc điểm và nhu cầu của khách mời, đặc điểm của đơn vị tổ chức… Sẽ không có bất cứ format quy chuẩn nào cho sự kiện loại này, thay vào đó, quy chuẩn sự kiện chính là tính sáng tạo, sự gần gũi và phù hợp với nhóm khách mời của sự kiện.

Dễ thực hiện hơn là sự kiện chính sự. Với những form đã được quy chuẩn, việc lên nội dung sự kiện tưởng chừng đơn giản, ít phải tư duy, nhưng sự thực có phải như vậy? 

Sự kiện chính sự thường và hay có những bài phát biểu. Trong danh sách các đại biểu sẽ lên sân khấu, nếu họ có cấp hàm và địa vị tương đương nhau, ai sẽ là người phát biểu trước, phát biểu chủ đề gì? Nếu sau bài phát biểu có thời lượng dài sẽ xen kẽ bằng tiết mục văn nghệ hay tiếp tục ngay một bài phát biểu khác? Trong lễ cắt băng khánh thành, ai là người đứng giữa, ai sẽ đứng kế bên, bên trái hay bên phải? Đó là những ví dụ phản ảnh sự tinh tế và mức độ thận trọng phải có trong việc xây dựng nội dung sự kiện chính sự.

Ví dụ nêu ra có phần tiểu tiết, thoạt nhìn liên quan tới khâu vận hành sự kiện hơn là khâu xây dựng nội dung nhưng, nếu không xác định và sắp xếp ngay từ ban đầu, khi sự kiện diễn ra, vô vàn tình huống phát sinh khiến cả chủ và khách luống cuồng. Đây cũng chính là những ‘cục sạn’ mà không đơn vị nào muốn gặp phải trong quá trình tổ chức sự kiện. 

Nhìn nhận tổng quát, xây dựng nội dung sự kiện chính là tạo ra bộ khung cho chương trình. Bộ khung có được thiết kế vững chắc, chi tiết, bức tranh tổng thể về sự kiện mới hiển thị rõ nét. Nội dung sơ sài, không tính tới các yếu tố tiểu tiết, sự kiện đó sẽ tiềm ẩn nguy cơ mất kiểm soát, nhẹ hơn sẽ gây khó chịu cho khách tham dự.

Checklist - Công cụ không thể thiếu với người làm event chuyên nghiệp.

Checklist - Công cụ không thể thiếu với người làm event chuyên nghiệp.

4. Công tác chuẩn bị cho sự kện

Từ nội dung sự kiện, công tác chuẩn bị sẽ được định hình thông qua việc lập kế hoạch triển khai chi tiết. Với những người chuyên trách tổ chức sự kiện, công tác này thể hiện qua việc lập checklist - những việc cần làm cho sự kiện.

4.1. Checklist

Checklist sự kiện bao gồm các hạng mục lớn đi kèm chi tiết nội dung cần chuẩn bị, nhân sự thực hiện, người phối hợp, đối tác/nhà thầu, tiến độ, tình trạng công việc…

Có thể điểm qua một vài đầu mục lớn không thể thiếu trong các sự kiện như sau: Địa điểm tổ chức, thiết kế hình ảnh, hạng mục dàn dựng, thi công sản xuất, nhân sự tham gia chương trình (MC, ca sĩ, nhóm múa, diễn giả…), công tác hậu cần (ăn, ở, đi lại, đón tiếp)…

4.2. Địa điểm tổ chức

Từ những đầu mục lớn nêu trên, dễ thấy, địa điểm là việc cần quan tâm và lưu ý đầu tiên của mỗi sự kiện. Địa điểm phù hợp với một sự kiện khi nó thỏa mãn các yếu tố: Thời gian đáp ứng, không gian đáp ứng, chất lượng dịch vụ tương xứng với mục đích, thông điệp và khách mời của sự kiện; các thiết bị hỗ trợ đi kèm, chi phí dịch vụ…

Việc khảo sát địa điểm tổ chức sẽ cần được tiến hành trước khi maquette không gian sự kiện được thiết kế. Thống nhất được địa điểm tổ chức cũng đồng thời xác định được thông tin ghi trên giấy mời.

4.3. Thiết kế hình ảnh

Thiết kế hình ảnh cho sự kiện là khâu không thể bỏ qua của bất cứ chương trình nào. Designer chuyên thiết kế cho sự kiện ngoài chuyên môn về mỹ thuật còn cần am hiểu về vật liệu thi công, đặc điểm in ấn, quy cách biển bảng, nội thất, kết cấu, ánh sáng, không gian, khuôn hình. 

Key visual được ví như logo - hình ảnh đại diện của sự kiện.

Key visual được ví như logo - hình ảnh đại diện cho sự kiện.

Key visual - Thông điệp hình ảnh của sự kiện

Trong các sự kiện có nhiều hạng mục phải thiết kế, việc đầu tiên trước khi xây dựng concept hình ảnh tổng thể, designer cần tạo ra key visual - thông điệp hình ảnh xuyên suốt cho sự kiện. Thông điệp hình ảnh sẽ bổ trợ và song hành, tương hỗ cho thông điệp bằng chữ viết. Thử hình dung một sự kiện với nhiều hình ảnh khác nhau, nhiều màu sắc khác nhau trên nhiều hạng mục trang trí đứng độc lập thì sự kiện đó liệu có đồng nhất về nhận diện? Hình ảnh có dễ ghi nhớ trong tâm trí khách mời tham dự? Có cộng hưởng với thông điệp của chương trình?

Thiết kế sáng tạo, độc đáo chưa đủ, đặc biệt liên quan tới các hạng mục cần dàn dựng như sân khấu, cổng chào, quầy kệ trưng bày… Yếu tố cần để tạo nên bộ mặt tổng thể chính là sự khả thi trong kỹ thuật, vật liệu thi công và chi phí thực hiện.

Với các doanh nghiệp không có bộ phận thiết kế chuyên trách, việc xây dựng hình ảnh cho sự kiện quả thật là điều khó khăn. Việc thuê ngoài sẽ là một giải pháp khả thi nhưng cũng chỉ mang tính chất chữa cháy. Nếu designer không phải người của công ty sự kiện hoặc không thuộc biên chế của chủ đầu tư, ý đồ, mong muốn về thông điệp hinh ảnh sẽ khó lòng truyền tải hết ý nghĩa. Việc trao đổi thường xuyên trong quá trình thiết kế là điều cần thiết, nhưng khó thực hiện với những designer làm tự do.

4.4. Thi công các hạng mục cứng phục vụ sự kiện

Sau khi có bản thiết kế, việc thi công sản xuất các hạng mục cho sự kiện sẽ được tiến hành sau đó hoặc triển khai xen kẽ với các khâu chuẩn bị khác cho sự kiện. Ở đầu mục thi công, dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ, việc phải gọi nhà thầu (supplier) tham gia là điều gần như bắt buộc. Để kiểm soát tốt công việc của nhà thầu cần phải có người kinh nghiệm, có khả năng thương thuyết, sự tỷ mỷ và khả năng quán xuyến. Với doanh nghiệp có doanh thu hàng năm từ vài nghìn tỷ trở lên, bộ phận mua hàng sẽ đảm trách nhiệm vụ này. Nhưng với các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện, chỉ cần một người có thể bao quát và kiểm soát tất cả các nội dung checklist đưa ra.

5. Nhân sự chạy sự kiện

Một thành phần không thể thiếu với bất cứ chương trình sự kiện nào, đó là nhân sự tham gia trực tiếp vào sự kiện. Nhân sự có thể hoặc không bao gồm những người như ca sĩ, nhạc công, phụ trách âm thanh ánh sáng, MC, diễn giả, lễ tân, chạy chương trình… Sự kiện càng lớn, càng quy mô, nhân sự tham gia càng nhiều và đòi hỏi càng cao.

Ca sĩ chuyên nghiệp luôn là lựa chọn ưu tiên cho các sự kiện quan trọng.

Nhân sự - Bài toán khó giải?

Mặc dù thị trường luôn có sẵn những gì chúng ta cần nhưng với doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách, nhân sự phục vụ sự kiện sẽ là bài toán khó giải. Với ca sĩ hoặc người mẫu nổi tiếng, nếu muốn họ tham gia chương trình thì điều doanh nghiệp bắt buộc phải nắm đó là thứ tự và mối quan hệ giữa các sao. Rủi ro sẽ xảy ra với đơn vị nào không nắm được vấn đề này. Chuyện ca sĩ hủy show chỉ vì biểu diễn sau "đàn em" đã từng nhiều lần xuất hiện. Với MC - Người chủ sân khấu, việc lựa chọn nhân sự phù hợp để dẫn dắt chương trình cũng không hề dễ dàng. Nếu sự kiện có yếu tố quốc tế, chắc chắn MC phải là người thông thạo ngoại ngữ. Nếu sự kiện có sự tham gia của quan chức Chính phủ, MC cần là người có sự hiểu biết sâu sắc về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, đồng thời nắm chắc các vấn đề nhạy cảm không nên nêu ra.

Tận dụng nhân sự sẵn có, lời giải khả thi?

Việc thuê ngoài nhân sự phục vụ sự kiện thường chiếm khá nhiều thời gian và sức lực của các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã trưng dụng đội ngũ sẵn có. Về mặt nào đó, việc tận dụng nhân sự có thể giúp tiết kiệm chi phí nhưng đánh đổi lại là sự thiếu ăn khớp trong quá trình vận hành sự kiện. Chưa kể, nếu nhân sự bị trưng dụng nhiều lần, hoặc họ sẽ nghỉ làm, hoặc doanh nghiệp sẽ phải trả thù lao cho một công việc không đúng như kỳ vọng ban đầu khi tuyển dụng.

Người làm hậu cần sự kiện được ví như "quản gia".

6. Công tác hậu cần cho sự kiện

6.1. Lực lượng hậu cần, họ làm gì?

Để ráp nối các hạng mục phục vụ sự kiện không thể thiếu công tác hậu cần. Từ đưa đón, hướng dẫn khách mời cho đến kết nối các nhân sự tham gia sự kiện, từ ly nước phục vụ đại biểu cho đến chi tiết menu tiệc chiêu đãi, từ việc mời khách cho đến danh sách cuối cùng đại biểu tham gia…Bộ phận hậu cần chính là chỗ dựa cho mọi công tác chuẩn bị, vận hành sự kiện. Một ví dụ để thấy vai trò của bộ phận này: Trong trường hợp diễn giả đang phát biểu thì đột nhiên mất điện, ai sẽ xử lý, kiểm soát và không để xảy ra sự cố tương tự? Đó chính là bộ phận hậu cần.

Từ lúc khảo sát địa điểm tổ chức, bộ phận này đã phải bao quát và nắm bắt được những gì cần và bảo đảm cho sự kiện diễn ra suôn sẻ. Một bãi đỗ xe trật hẹp so với lượng khách tham dự sẽ cần bộ phần hậu cần đưa ra phương án thuê thêm địa điểm trông giữ. Hệ thống cấp điện tòa nhà thiếu công suất hoặc khó đảm bảo an toàn, hậu cần sẽ phải tính tới việc thuê máy phát điện kèm theo nhân viên kỹ thuật túc trực suốt sự kiện. Sự kiện có nhiều trang thiết bị đắt tiền hoặc có quan chức tham dự, bộ phận hậu cần sẽ phải tính tới phương án thuê lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp.

6.2. Vai trò của công tác hậu cần sự kiện

Vai trò của công tác hậu cần luôn được đề cao, thậm chí quan trọng hơn cả bộ phận sáng tạo. Điển hình như các doanh nghiệp Nhật Bản hoạt động tại Việt Nam. Trong tất cả các sự kiện diễn ra tại khu vực ngoại đô, yếu tố an toàn luôn được đặt lên hàng đầu. Do vậy, nếu bộ phận hậu cần không có phương án bảo vệ, trang thiết bị cứu hỏa, phương tiện cấp cứu, toàn bộ kế hoạch tổ chức sự kiện coi như fail vì không thỏa mãn yêu cầu của chủ đầu tư.

Ngoài những nội dung chính trong công tác chuẩn bị sự kiện như đã nêu trên, tùy thuộc vào nhóm sự kiện (chính sự/phi chính sự), mục đích, thông điệp, quy mô, kinh phí tổ chức… sẽ có từng checklist khác nhau. Checklist thêm hay bớt hạng mục chuẩn bị, chi tiết hay chỉ sơ lược những vấn đề cần lưu tâm hoàn toàn phụ thộc vào cá nhân/tổ chức đứng ra nhận trách nhiệm tổ chức sự kiện. Dù checklist có đầy đủ, có cầu kỳ nhưng trong từng khâu chuẩn bị thiếu đi sự tỷ mỷ, nguy cơ thất bại của sự kiện vẫn có thể xảy ra.

Yếu tố nào làm nên thành công cho sựu kiện? Tính sáng tạo hay Kinh nghiệm?

Yếu tố nào làm nên thành công cho sự kiện? Tính sáng tạo hay Kinh nghiệm?

7. Yếu tố nào là quan trọng nhất để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công?

Tính sáng tạo? Dễ thấy, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện khi tuyển dụng nhân sự luôn nêu cao tiêu chí sáng tạo, có kỹ năng phối hợp, có khả năng chịu áp lực, có kinh nghiệm…Tất cả các yếu tố đó đều cần thiết để đảm bảo bộ máy của công ty sự kiện hoạt động hiệu quả. Nhưng liệu như thế đã đủ?

- Sự cẩn thận, tỷ mỷ? Để kiểm soát tốt và kỹ càng từng chi tiết có trong sự kiện, yếu tố quan trọng nhất chính là kinh nghiệm và sự cẩn thận. Tính cẩn thận không phải cá nhân nào cũng có và nếu có thường cản trở sự sáng tạo. Phối hợp và vận dụng hài hòa giữa sự đổi mới, sáng tạo và sự an toàn phải có cho một sự kiện không phải công ty sự kiện nào cũng đáp ứng được. Chỉ những đơn vị có thâm niên lâu năm, có nhiều kinh nghiệm thực tế, đã làm nhiều loại hình sự kiện, cho nhiều khách hàng trong các lĩnh vực ngành nghề,  quốc tịch, đơn vị đó mới có khả năng cân bằng giữa sự sáng tạo và tính an toàn.

- Thâm niên làm sự kiện? Xét trên thị trường cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện hiện nay, đa số chỉ thấy các đơn vị trẻ tuổi, kinh nghiệm làm nghề từ 5 đến 10 năm. Hiếm thấy đơn vị nào có tuổi đời ngoài 20. 

- Làm cách nào lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện? Đối với các doanh nghiệp nói chung, để đánh giá kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của đối tác tổ chức sự kiện, một phép thử dễ dàng là hãy đặt thật nhiều câu hỏi, hãy yêu cầu họ cung cấp hình ảnh sự kiện kèm các kế hoạch tổ chức mà từ trước đến nay họ từng làm. Trong quá trình tư vấn, công ty sự kiện ‘lão làng’ sẽ chỉ nêu ra những vấn đề thiết thực mà khách hàng cần phải có nếu muốn sự kiện thành công. Với agency non trẻ, cuộc gặp gỡ khách hàng sẽ là dịp phô diễn những ý tưởng cao siêu, đi kèm với đó là ‘show diễn’ popasal hoành tráng, chứa nhiều hình ảnh minh họa cóp nhặt từ một đơn vị nào đó ...

Yếu tố quyết định làm nên thành công của sự kiện

Để sự kiện thành công, trước hết phải đặt cái tâm của người tổ chức vào chính vai trò của người chủ sự kiện. Sau đó, các công tác chuẩn bị và vận hành cần thực hiện dưới sự dẫn dắt của người có kiến thức và kinh nghiệm tổ chức. Ngược lại, nếu chỉ bằng nhiệt tình, tâm huyết, giàu tính sáng tạo nhưng thiếu kiến thức và kinh nghiệm, một, thậm chí nhiều quả bom sẽ phát nổ phá tan công sức chuẩn bị của những người tham gia tổ chức chương trình.

Tinphat Event & Media

TPEM - Tinphat Event & Media được thành lập từ năm 2000. Đến nay, Tín Phát đã tổ chức thành công hơn 800 sự kiện. Khách hàng chính của Doanh nghiệp là khối FDI, bao gồm các đơn vị đến từ Nhật Bản, Hàn quốc, Đài Loan, Bỉ, Thái Lan ... Thành tựu của Tín Phát có được như ngày hôm nay chính là nhờ duy trì phương châm "Tín nhiệm để phát triển", lấy sự hài lòng của khách hàng làm thước đo chất lượng dịch vụ, lấy kinh nghiệm của bản thân làm nền tảng tư vấn, cung cấp dịch vụ, lấy sự cầu toàn và tỷ mỷ - sự sáng tạo và chau chuốt để tạo nên những khoảng khắc có ý nghĩa đối với mỗi doanh nghiệp | tổ chức | cá nhân.

Hotline: 09123 98 171 - Web: tinphat.com.vn

 

Liên hệ với chúng tôi
0912.398.171
popup

Số lượng:

Tổng tiền: