Vậy proposal là gì? Làm thế nào để gây ấn tượng với khách hàng ngay từ những giây phút đầu tiên? Hãy cùng theo dõi ngay trong bài viết dưới đây.
Tóm tắt:
1. Proposal là gì?
2. Cấu trúc 1 bản proposal chuyên nghiệp
3. Bật mí kinh nghiệm lên 1 bản proposal ấn tượng và thuyết phục
4. Những sai lầm thường xuyên mắc trong proposal
Proposal được hiểu đơn giản là bản trình bày ý tưởng, phương thức thực hiện giúp khách hàng có thể hình dung sự kiện diễn ra như thế nào. Những nội dung này có thể được thể hiện dưới dạng các hình thức như: words, excel, powerpoint,...
Đây là cách truyền đạt đi thẳng vào vấn đề. Đơn vị tổ chức sự kiện sẽ liệt kê rõ ràng các hạng mục cũng như các thông tin chi tiết chương trình.
Ở phần này, bạn cần dựa vào brief của khách hàng cùng với sự hiểu biết về thương hiệu để đưa ra mục đích, thông điệp xuyên suốt sự kiện. Có một số khách hàng sẽ đưa ra thông điệp cần truyền tải nhưng số còn lại thì không. Trong trường hợp này đơn vị tổ chức sẽ lên thông điệp và định hướng toàn bộ hoạt động diễn ra dưới sự tham vấn của khách hàng.
Có một số thông tin cần thống nhất và xác nhận lại trong phần này bao gồm:
- Tên chương trình;
- Địa điểm tổ chức;
- Thời gian tổ chức.
Nếu như ở phần trên bạn đưa ra một số thông tin chung thì công đoạn tiếp theo là đi vào chi tiết từng hạng mục, cụ thể như sau:
Là lịch trình chi tiết các hoạt động diễn ra trong sự kiện được sắp xếp tuần tự theo các mốc thời gian.
Sở dĩ phải dành riêng một phần trong proposal để viết về key moment bởi đây sẽ là điểm nhấn quan trọng nhất và để lại ấn tượng khó phai đối với những người tham gia. Đây cũng chính là phần cao trào đẩy cảm xúc người xem lên cao nhất trong chương trình. Chính vì vậy, bạn cần thể hiển rõ bằng hình ảnh, text, thậm chí là video minh họa sao cho khách hàng có được hình dung rõ ràng nhất.
Bất kể một hạng mục nào trong timeline tổng thể cũng cần được chi tiết hóa về hình thức thể hiện. Từ đó khách hàng có thể đánh giá về tổng thể chương trình. Bạn càng cụ thể bao nhiêu thì khách hàng càng dễ bị thuyết phục bấy nhiêu.
Đối với một sự kiện bất kỳ, các hạng mục thiết kế sẽ quyết định tới 70% sự nhận diện thương hiệu và truyền tải concept chương trình. Chính vì vậy trong proposal, đơn vị nào có thể đưa ra các thiết kế chi tiết hoặc ý tưởng sơ bộ sẽ được khách hàng đánh giá cao hơn những đơn vị còn lại.
Trong trường hợp khách hàng chưa chốt được địa điểm, bạn sẽ là người đưa ra sự lựa chọn cho khách hàng. Bạn nên đưa ra một vài sự lựa chọn cùng với sự phân tích chi tiết để khách hàng dễ dàng cân nhắc và quyết định.
Nếu làm việc với khách hàng mới, đây là thông tin vô cùng quan trọng. Ngoài việc giới thiệu thông tin cơ bản về doanh nghiệp, bạn đừng quên đưa ra hình ảnh, video, các dẫn chứng về các chương trình doanh nghiệp của bạn đã tổ chức để tạo dựng lòng tin với khách hàng.
Thay vì đi thẳng vào vấn đề, bạn có thể lựa chọn “đi đường vòng”. Cách này cần nhiều thời gian và công sức hơn nhưng có thể chạm đến cảm xúc của khách hàng. Từ đó tạo ra sự khác biệt cho doanh nghiệp của bạn trong quá trình đấu thầu. Cụ thể như sau:
Thay vì đi thẳng vào thông điệp bạn có thể bắt đầu proposal bằng một câu trích dẫn của nhân vật nổi tiếng hay một vài câu văn sâu sắc để dẫn dắt vào nội dung chính.
Ví dụ vào những năm 2015 - 2016, Cocacola đứng trước thực trạng nhiều khách hàng đại lý bỏ rơi và thị phần bị mất nhiều bởi đối thủ Pepsi. Ông lớn Cocacola đã quyết định tổ chức hội nghị toàn quốc với tên gọi: ‘Thắp lửa niềm tin”. Mục tiêu hướng đến là kết nối niềm tin và lan tỏa mạnh mẽ tới các khách hàng đại lý. Từ đó kéo các khách hàng trở lại, gia tăng thị phần và thay đổi cục diện.
Trong proposal của một đơn vị tổ chức sự kiện đã mở bài như thế này: “Niềm tin là ngọn lửa dẫn đường chúng ta vượt qua bóng đen;là sự động viên, khích lệ lớn lao khó có gì có thể thay thế được.Nó đưa ra lí do khiến chúng ta đứng lên và khuyến khích chúng ta tiếp tục tiến về phía trước.”
Họ lấy hình ảnh ngọn lửa làm biểu tượng xuyên suốt chương trình. Và quả thực sự mở đầu đầy ấn tượng và đánh đúng vào tâm lý khách hàng đã mang lại cho đơn vị tổ chức sự kiện một điểm cộng lớn giúp họ vượt qua các đối thủ nặng ký khác.
Ngoài ra, bạn có thể mở đầu bằng các số liệu thực tế, dẫn chứng cụ thể liên quan đến mục đích tổ chức sự kiện, từ đó dẫn dắt tới các nội dung tiếp theo.
Thay vì liệt kê các hạng mục một cách khô khan, bạn hoàn toàn có thể trình bày ý tưởng của mình bằng cách kể một câu chuyện. Hình thức này phù hợp với những sự kiện mang tính chất nghệ thuật. Cần có sự đầu tư bài bản về concept cũng như cách thức thể hiện. Hãy lồng ghép khéo léo các hạng mục có trong timeline bằng các tình tiết câu chuyện. Từ đó giúp cho khách hàng có thể cảm nhận được thông điệp truyền tải một cách tự nhiên nhưng vẫn có tính thực tế và khả thi.
Bài thuyết trình cần thể hiện chuẩn nhận diện thương hiệu. Từ màu sắc cho tới logo, hình ảnh trong bài,...Hiện nay, công cụ được sử dụng phổ biến và tối ưu nhất khi lên proposal chính là powerpoint. Khi sử dụng, bạn chỉ nên để tối đa 75 chữ cho 1 slide. Giữa các phần trong proposal cần có sự liên kết một cách logic và theo một concept nhất định.
Điều bạn cần làm đầu tiên trước khi lên một bản proposal bất kỳ chính là tìm hiểu thật kỹ khách hàng và sản phẩm. Có như vậy, tất cả những căn cứ lập luận mà bạn đưa ra mới có thể chính xác và thuyết phục.
Một bản proposal hay thôi chưa đủ mà cần giải quyết được vấn đề mà khách hàng đưa ra. Thông tin mang đến vừa đủ và chính xác với những điều mà khách hàng cần và đối tượng tham gia sự kiện quan tâm.
Trong quá trình làm event proposal, chắc hẳn trong chúng ta ít nhiều mắc phải một số sai lầm dưới đây:
- Sử dụng quá nhiều font chữ trong slide: Nhiều người thường cố gắng tạo ấn tượng bằng cách sử dụng nhiều font chữ khác nhau mà không hề biết rằng điều này chỉ khiến người xem cảm thấy rối mắt. Chưa kể sự thiếu đồng nhất font chữ giữa các slide khiến khách hàng nhìn nhận doanh nghiệp của bạn thiếu chuyên nghiệp.
- Bố cục không mạch lạc: Sự rời rạc của các nội dung trong proposal khiến người nghe khó lòng hiểu được ý đồ của người truyền đạt. Tất cả các hạng mục không có sự kết nối khiến agency mất điểm trong quá trình chinh phục khách hàng.
- Tham chi tiết: Việc đưa ra quá nhiều nội dung cùng một lúc hoặc đi quá sâu vào những vấn đề không liên quan có thể khiến phần trình bày của bạn trở nên dài dòng và không thuyết phục.
- Sản xuất công nghiệp: Thay vì đầu tư trau chuốt vào một đến hai option, nhiều công ty sự kiện lựa chọn hình thức sản xuất nội dung hàng loạt nhưng lại không đầu tư kỹ lưỡng. Kết quả là mặc dù có nhiều lựa chọn tuy nhiên vẫn không được khách hàng đánh giá cao.
Việc lên một bản proposal thuyết phục và đẹp mắt chưa bao giờ là điều dễ dàng. Ngoài sự hiểu biết về sự kiện và khách hàng còn cần những đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, đã tổ chức nhiều dự án. Một cách đơn giản để nhận biết đơn vị có năng lực và kinh nghiệm, bạn hãy nhớ câu nói “Muốn biết người đối diện thế nào, hãy xem bạn của người ấy".
BBT Tín Phát