Vậy bạn đã hiểu rõ kịch bản sự kiện là gì hay chưa? Để có thể có một kịch bản hoàn hảo thì người là event cần phải nắm được các quy tắc nào? Tất cả sẽ được giải đáp đầy đủ thông qua bài viết bên dưới đây.
Kịch bản sự kiện là một văn bản tường thuật, trong đó mô tả các đầu mục, trình tự công việc, chi tiết các hành động các cá nhân, các bộ phận đảm nhiệm và các yếu tố khác của sự kiện, các đầu mục việc được xắp xếp theo dòng thời gian ( timeline). Đây là một phần quan trọng của quá trình tổ chức sự kiện, vì nó chỉ dẫn cho các bộ phận và các thành viên tham gia sự kiện hiểu và hành động đúng, đủ tại các thời điểm diễn ra event.
Xây dựng kịch bản sự kiện là một công việc đòi hỏi người có kinh nghiệm và kỹ năng. Bạn không thể gửi khách hàng một kịch bản chỉ gồm vài mốc thời gian và ghi chú, điều này sẽ dẫn tới việc hiểu chưa đúng, chồng chéo, phối hợp không ăn khớp giữa các bộ phận đảm nhiệm, giữa khách hàng và các bộ phận chạy sự kiện. Mỗi một Sự kiện lớn, nhỏ đều cần phải có kịch bản, vai trò của kịch bản sẽ là: - Các cá nhân, các bộ phận đảm nhiệm như MC, nhân viên phục vụ, nhân viên âm thanh, ánh sáng, Màn hình LED, Vũ đoàn, v.v sẽ kiểm soát được thứ tự và phối hợp nhuần nhuyễn với nhau. Kịch bản được coi như “cẩm nang” cho tất cả các hoạt động trong chương trình sẽ diễn ra tuần tự như đã trình bày. - Chính nhờ có kịch bản, nên nếu xảy ra bất kì sự cố ngoài ý muốn, Ban tổ chức có thể nhanh chóng điều chỉnh và sắp xếp lại dễ dàng.
- Mục tiêu : Kịch bản thường nêu rõ mục tiêu hoặc thông điệp của Sự kiện giúp các cá nhân, bộ phận thực hiện hiểu rõ mục đích của nó. - Mô tả thời điểm và hành động: Kịch bản phải chứa mô tả chi tiết về thời điểm, hành động và tương tác của các bộ phận. - Chỉ dẫn diễn xuất: Kịch bản thường cung cấp các chỉ dẫn về cách thể hiện của các cá nhân của các bộ phận. Chỉ dẫn này giúp các cá nhân tham gia hiểu cách thực hiện. - Chỉ dẫn kỹ thuật: Kịch bản chứa các chỉ dẫn kỹ thuật về cách điều khiển hình ảnh, cách sử dụng ánh sáng, âm thanh và các yếu tố khác để tạo ra hiệu ứng tốt nhất. - Thời gian, địa điểm và vị trí: Kịch bản thường xác định thời gian, địa điểm, vị trí cho từng cá nhân, bộ phận tham gia.
4. Các bước để xây dựng Kịch bản Sự kiện:
- Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ mục tiêu của Sự kiện và đối tượng muốn hướng đến, mục tiêu của các thời điểm trong chương trình. Những vị khách sắp tới sẽ là khách nước ngoài hoặc Việt nam, khách VIP, đối tác, Khách hàng, hay là CBCNV nội bộ công ty …Với những thông tin này sẽ cần có những thông điệp, nội dung trình bày khác nhau để thu hút. Ngoài ra, việc nắm chắc mục đích của sự kiện mới có thể hành động và thực hiện đúng hướng và không bị lạc đề. - Bước 2 : Xây dựng hành động chi tiết Dựa vào hai yếu tố mục tiêu, đối tượng và chương trình, bạn tiếp tục sẽ triển khai bước tiếp theo, đó là lập một kế hoạch chi tiết cho hành động của các bộ phận có trách nhiệm. Phần này rất quan trọng khi bạn cần xác định thứ tự và căn chỉnh thời lượng của các phần khác nhau trong sự kiện sao cho hợp lý (nên lưu ý thời gian giới hạn của Sự kiện) bao gồm phần chuẩn bị -kiểm tra (setup các bộ phận, nhân sự phục vụ…), phần Sự kiện chính như: Khai mạc, các Bài phát biểu/ diễn thuyết, Thảo luận, tiết mục văn nghệ, hành động cắt băng/xúc cát, hoạt náo, hoạt động nhóm, minigame …. - Bước 3 : Viết nội dung Dựa vào kế hoạch chi tiết đã vạch ra, chúng ta sẽ bắt đầu bắt tay vào việc viết kịch bản cho từng phần trong Sự kiện. Với bước này, cần hiểu kĩ các nội dung thông tin cần truyền đạt và sắp xếp chúng theo cách logic, mạch lạc, dễ hiểu và nhất quán. Hãy chú trọng vào các tiết mục đan xen như văn nghệ, hoạt náo cần có sự phối hợp nhuần nhuyễn và đặc biệt là phần tương tác từ phía khán giả ( nếu có ). - Bước 4 : Thuyết trình truyền tải ý tưởng Kịch bản sự kiện cần được trình bày một cách rõ ràng và dễ hiểu. Nên sử dụng các công cụ trình bày như bảng exell, slide PowerPoint hoặc Canva để hỗ trợ trực quan cho nội dung của bạn. Sự trực quan này giúp người tham gia phục vụ sự kiện dễ dàng hiểu và nhớ thông tin hơn so với việc chỉ sử dụng lời nói. Đảm bảo rằng các mục trình bày, các slide được thiết kế sống động và có hình ảnh, biểu đồ hoặc video phù hợp để minh họa nội dung trình bày. - Bước 5 : Thực hiện cập nhật, chỉnh sửa và kiểm tra Việc chỉnh sửa Kịch bản nhiều lần trong một Sự kiện là điều không thể tránh khỏi, mỗi một thông tin, một thời điểm, một hành động thay đổi, đồng nghĩa với việc Kịch bản cần phải điều chỉnh để phù hợp. Sau khi hoàn thiện kịch bản Sự kiện, cần đọc lại nội dung và lưu ý lỗi thường gặp là quên kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và quên update các mốc thời gian điều chỉnh. Việc này không ảnh hưởng quá nhiều đến nội dung truyền tải, nhưng lại làm hiểu nhầm, hiểu sai nội dung công việc và mất tính chuyên nghiệp của kịch bản, điều này cũng sẽ thể hiện bạn chưa cẩn trọng và không duyệt lại kịch bản lần cuối. Điều này là tối kỵ khi làm việc với các đối tác nước ngoài, nhất là với các đối tác đến từ Nhật bản.
Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng mọi thông tin và nội dung đều rõ ràng và dễ hiểu, Kịch bản cần được gửi cập nhật đến các bộ phận, cá nhân có liên quan để đảm bảo kịch bản của bạn hoàn hảo và sẵn sàng cho Sự kiện sắp diễn ra.
Nếu cần tư vấn hoặc tham khảo chi tiết, hãy liên hệ với chúng tôi: tinphatad@gmail.com hoặc Tel/Zalo: 0904889490.
BBT Tín Phát