Khi chúng ta có những thói quen và hành động đồng điệu, hòa hợp với đối tác và khách hàng thì đôi bên sẽ dễ dàng tương tác, dễ dàng thấu hiểu nhau hơn. Trong tổ chức sự kiện thì điều này sẽ giúp cho công tác tổ chức thuận lợi và để lại nhiều tình cảm tốt đẹp với những người tham dự.
Người Nhật Bản vốn nổi tiếng thế giới về một xã hội kỷ luật. Họ đi đầu thế giới về nhiều hành động mẫu mực, cảm động lòng người. Để tạo nên được những nét đẹp đó là nhờ những thói quen, tập quán đã ăn sâu vào tiềm thức của người Nhật Bản.
Khi tổ chức sự kiện có các đối tác hoặc khách mời tham dự là người Nhật, bạn nên tìm hiểu rõ về những tính cách đặc trưng của người bản địa. Từ đó sẽ dễ dàng tìm được tiếng nói chung cũng như có cách làm việc hòa hợp với các cá nhân, doanh nghiệp của Nhật Bản.
Dưới đây là một số tập quán, thói quen đặc trưng nhất của người Nhật Bản mà bạn cần phải biết:
Người Nhật luôn xếp hàng theo thứ tự và giữ im lặng trong quá trình xếp hàng. Ai đến trước sẽ đứng trước và không phân biệt già - trẻ, nam - nữ, lớn - bé. Tại những nơi như cầu thang cuốn, trung tâm thương mại,... người Nhật luôn đi phía bên phải, dành khoảng trống bên trái cho những người bận rộn có thể di chuyển nhanh.
Khi sang đường hay đi trên đường, nếu được nhường đường, họ sẽ luôn quay lại và cúi đầu tỏ ý cảm ơn. Trong quá trình di chuyển, nhất là trên các phương tiện công cộng, họ luôn giữ im lặng, không quay ngang quay ngửa, không chỉ trỏ và đặc biệt không chuyện trò gây tiếng ồn.
Nắm được điều này, khi tổ chức một sự kiện, ban tổ chức cũng nên có sự sắp xếp, thu vén ổn thỏa cho tất cả khách mời. Cần có sự nhắc nhở khéo léo bằng bảng biển với những người tham dự nói chung về việc chú ý di chuyển trật tự, theo thứ tự. Bạn có thể sử dụng các cột chắn để phân luồng dòng người di chuyển. Trong quá trình chạy sự kiện, những người trong ban tổ chức cũng tránh nhộn nhạo, gây sự chú ý không đáng có.
Khi gặp gỡ, thăm hỏi hay trò chuyện cùng đối tác, người Nhật Bản thường có thói quen tặng quà. Tặng quà là một văn hóa của người Nhật, món quà có thể không to lớn, cầu kỳ, đắt đỏ nhưng nó thể hiện tâm ý và tình cảm của người tặng. Người Nhật Bản coi món quà là sự thể hiện lòng yêu quý, mến mộ của mình với đối phương. Khi được tặng quà, người Nhật cũng tránh mở quà ngay trước mặt đối phương để tránh làm họ ngại ngùng mà chỉ mở khi họ ở trong một không gian riêng tư.
Trong tổ chức sự kiện, bạn nên chuẩn bị quà tặng cho những người tham dự. Quà tặng sẽ được gửi tặng một cách trang trọng và lịch sự. Sẽ thật tuyệt vời biết bao nếu quà tặng của chương trình dành tặng những người tham dự lại là món đồ mà họ yêu thích và mong muốn sở hữu. Đây là một bài toán khó khăn đối với những người tổ chức khi phải tìm hiểu kỹ thói quen và sở thích của những khách mời tham dự sự kiện. Nếu làm được điều này bạn sẽ dễ dàng chinh phục những khách hàng khó tính nhất.
Người Nhật có thói quen luyện tập thể dục thể thao. Đây là cách sống đáng noi gương với tất cả mọi người. Người Nhật thường tập thể dục vào lúc sáng sớm. Đối với dân công sở, sẽ có những bài tập thể dục giữa giờ làm việc để đảm bảo nhân viên được giãn gân cốt và thư giãn đầu óc. Ngoài ra người Nhật cũng thường có những buổi vận động vào cuối tuần như đi leo núi, cắm trại, chạy bộ,...
Trong đời sống thường ngày, người Nhật Bản thường lựa chọn di chuyển bằng tàu điện ngầm, xe bus, xe đạp và đi bộ. Việc di chuyển này vừa giúp bảo vệ môi trường, tránh tắc đường lại giúp con người rèn luyện thân thể khi phải vận động thường xuyên thay vì lệ thuộc vào chiếc xe.
Chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện cho người Nhật Bản, hãy cân nhắc yếu tố hoạt động trong các nội dung của mình. Nội dung chương trình thường hướng đến những thói quen lành mạnh, tốt cho sức khỏe và thân thiện với thiên nhiên, môi trường.
Ảnh 3: Sự kiện có hoạt động/vận động/thể dục thể thao
Hãy cân nhắc các yếu tố hoạt động khi tổ chức sự kiện có người Nhật Bản tham dự.
Người Nhật luôn có thói quen phân loại rác.
Nếu đi dạo trên đường phố của Tokyo hay Kyoto, bạn sẽ rất khó để tìm được một thùng rác. Nhiều người tỏ ra thắc mắc: nếu như người Nhật gọn gàng sạch sẽ thì tại sao họ lại không dùng thùng rác? Thực ra nguyên nhân là bởi người Nhật có ý thức về sự sạch sẽ rất lớn. Họ không vứt rác bừa bãi và thậm chí không vứt rác bên ngoài. Không có gì ngạc nhiên nếu bạn ở Nhật Bản và bỏ vỏ kẹo, bánh trong túi cho đến khi về tới nhà.
Một phần của việc không thấy thùng rác trên đường cũng là bởi người Nhật không có thói quen ăn uống trên đường hay vừa đi vừa ăn. Tại những nơi công cộng như trên tàu xe, họ sẽ làm những việc khác như đọc báo, ngủ, nghe nhạc nhưng tuyệt nhiên không ăn uống.
Trong tình huống bạn dẫn trẻ con đi cùng vào nhà hàng hay siêu thị, nếu trẻ có lỡ tay làm bẩn hay vương thức ăn ra bàn thì trước khi đứng dậy ra về bạn cũng cần lau chùi làm sạch bàn trước khi đi.
Sự sạch sẽ của người Nhật được cảm nhận bới bất kỳ ai ngay khi đặt chân lên đất nước hoa anh đào. Họ tôn trọng và trân quý thiên nhiên, vì vậy bạn sẽ thấy những công viên, vườn cây không một cọng rác, những ao hồ, sông ngòi trong xanh, tất cả đều làm chúng ta thấy yêu mến và nể phục đất nước Nhật.
Sạch sẽ là văn hóa của Nhật Bản và cũng là điều mà cả thế giới phải học tập. Sẽ thật phản cảm nếu trong sự kiện bạn tổ chức có một thành viên hay khách mời vứt chiếc vỏ bánh hay thả chiếc khăn giấy thẳng xuống sàn nhà sau khi sử dụng.
Để khắc phục một số hành vi chưa chuẩn mực của những khách mời mà bạn vốn không thể kiểm soát, hãy chuẩn bị thùng rác và đặt tại những nơi dễ nhìn để khách có thể bỏ rác đúng nơi quy định. Đồng thời bạn cũng nên có những biển chỉ dẫn cùng nhắc nhở khéo léo để khách hàng ý thức và vứt rác đúng chỗ. Ngoài ra, trong công tác hậu cần, những người vệ sinh môi trường cũng cần quan sát và có sự thu dọn nhanh chóng, tinh tế để giữ gìn cảnh quan sự kiện.
Nếu đã có cuộc hẹn với người Nhật, bạn hãy đến đúng giờ. Việc này không chỉ thể hiện sự tôn trọng đối phương, tôn trọng cuộc hẹn mà nó còn cho thấy tính kỷ luật và sự chuyên nghiệp của chính bản thân bạn. Không còn thói quen “cao su” lề mề như ở Việt Nam, ở Nhật Bản dù làm bất cứ việc gì hay đối với bất kỳ ai bạn cũng cần đúng giờ.
Khi có một cuộc gặp với đối tác bạn nên chú ý vấn đề thời gian, tránh việc đặt hẹn trước rồi đến muộn cả chục phút vì tính cả thời gian chuẩn bị. Trong tổ chức sự kiện hội thảo, tọa đàm, khai trương, nghệ thuật,... việc đúng giờ được thể hiện qua kịch bản và khung chương trình. Agenda phải đảm bảo về thời gian khai mạc, những nội dung chính và thời gian bế mạc. Tránh vì công tác chuẩn bị chưa xong hay do những vị khách Vip chưa đến mà lùi thời gian tổ chức.
Trong quá trình diễn ra sự kiện, người điều phối cũng phải theo dõi sát sao, có những điều chỉnh hợp lý và kịp thời để đảm bảo chương trình diễn ra trong thời lượng cho phép, đúng thời gian đã công bố. Tránh để sự kiện bị cháy chương trình, kéo dài quá lâu hay kết thúc sớm vì điều đó có thể cho thấy bạn là một nhà tổ chức không chuyên nghiệp, đồng thời làm ảnh hưởng đến thời gian biểu của khách mời và người tham dự.
Im lặng là điều kiện cần thiết khi bạn ở nơi công cộng tại Nhật Bản. Bạn có thể thấy sự im lặng tuyệt đối khi di chuyển trên các phương tiện công cộng thay vì đủ thứ âm thanh tạp nham như ở Việt Nam. Bạn có thể bắt gặp hình ảnh một người mẹ liên tục xin lỗi mọi người xung quanh và dạy con mình phải biết giữ trật tự trong một cửa hàng, siêu thị. Trong các cuộc đàm phán, họ cũng thường xuyên im lặng thay vì những cuộc tranh luận sôi nổi. Người Nhật Bản rất yêu thích sự yên tĩnh.
Người Việt Nam cũng thường có câu nói “người nói phải có người nghe”. Làm ồn ào khi có người đang nói thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với họ và cho thấy bạn là người không lịch thiếu lịch sự. Trong tổ chức sự kiện, bạn cũng cần tính toán trước những tình huống này. Với những sự kiện hội thảo, tọa đàm, bạn cần đặc biệt lưu tâm vấn đề trật tự với các khách mời và ban tổ chức. Hãy thử tưởng tượng một sự kiện mà người phát biểu cứ nói, còn bên dưới khách mời xôn xao, mỗi người một chuyện thì sẽ kinh khủng cỡ nào. Nhưng nếu cả hội trường im lặng thì dù chỉ có một người nói chuyện riêng thì bản thân họ cũng cảm thấy ngại ngùng vì sự vô duyên của mình.
Đối với những sự kiện có phần tiệc tùng, văn nghệ, hãy nhắc nhở để những người tham dự đảm bảo được việc giao tiếp trong hội trường, tránh để tất cả mọi người phải gào lên khi nói chuyện cùng nhau. Dĩ nhiên, những điều này sẽ không thể yêu cầu với những sự kiện lễ hội, âm nhạc.
Tính trung thực thể hiện rõ nét qua các cửa hàng thực phẩm không có người bán hàng.
Ở Nhật Bản, bạn có thể thấy hình ảnh những túi hoa quả, đồ dùng treo ngoài cửa hàng, ai lấy bao nhiêu thì tự giác trả tiền vào thùng. Hay việc xe đạp để tại khu vực công cộng mà không cần khóa. Tất cả đều thể hiện tính trung thực đáng khen ngợi của người Nhật.
Trung thực là đạo đức của con người. Trung thực trong văn hóa Nhật Bản được đẩy lên mức chủ động và tự giác. Khi lấy đồ tại những túi nilon treo bên ngoài cửa hàng, đừng quên để lại tiền theo giá trị món hàng. Khi làm việc, giao dịch cùng người Nhật Bản, bạn hãy tôn trọng sự thật, không ba hoa phách lối. Người Nhật coi trọng hiệu suất thực tế hơn là những miếng bánh vẽ, những lời nói phù phiếm mà bạn thuyết trình trước họ.
Khi tổ chức sự kiện, không chỉ với người Nhật Bản mà với bất kỳ ai, bạn cũng nên ứng dụng tính trung thực vào trong các tuyên bố và hành động. Hãy thể hiện rằng mình là người nói được làm được chứ không ồn ào, khoác lác, không làm khống các con số, càng không vẽ vời, hứa hẹn những điều viển vông.
Những thói quen đáng quý này của người Nhật Bản cũng là nét văn hóa cơ bản, là sự lịch sự và tế nhị trong lời ăn tiếng nói và cách hành xử của con người. Không chỉ người Việt ta mà tất cả mọi người trên thế giới đều nên học hỏi và thực hiện. Điều này cũng giúp bạn dễ hòa nhập với người Nhật Bản và thể hiện sự tinh tế của mình.
Nắm được những tập quán và thói quen ấy, những người làm sự kiện cũng sẽ có sự uốn nắn hành vi sao cho phù hợp với đối tác, đồng thời có những bước chuẩn bị bài bản khi tổ chức sự kiện, nhất là với những khách mời và người tham dự đến từ đất nước Mặt trời mọc. Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng, khi bạn chuẩn bị tốt và có những phương án xử lý với khách mời tham dự thì việc bạn hòa nhập và tạo thiện cảm đối với những đối tác Nhật Bản là điều hoàn toàn dễ dàng.
BBT Tín Phát