Lựa chọn địa điểm cho sự kiện trong nhà và ngoài trời có gì khác nhau? Cần lưu ý những gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết - những kiến thức được đúc rút từ kinh nghiệm thực tế.
Đối với các sự kiện có ngân sách eo hẹp, chi phí sẽ được tối ưu bằng cách sử dụng những địa điểm trực thuộc sự quản lý của Nhà nước như: Nhà văn hóa, nhà thi đấu, giảng đường đại học,...
Trong trường hợp ngân sách lớn hơn, ekip thực hiện có thể cân nhắc tới các đơn vị cung cấp địa điểm chuyên nghiệp như: Nhà hàng, khách sạn 3 sao, 4 sao,...
Và cuối cùng, đối với các sự kiện mà budget dành cho địa điểm tổ chức không phải là vấn đề, đơn vị tổ chức thường sẽ ưu tiên thực hiện ở các trung tâm hội nghị, nhà hàng khách sạn đẳng cấp 5 sao,...
Khi tổ chức các sự kiện trong nhà, event manager cần cân nhắc thật kỹ về vị trí cân đối với mong muốn của phần lớn đối tượng khách mời tham gia. Cụ thể, hãy đảm bảo địa điểm mà bạn lựa chọn nằm ở gần khu vực trung tâm thành phố. Giao thông đi lại thuận tiện và ít khi bị tắc đường.
Bên cạnh đó, địa điểm tổ chức càng dễ dàng di chuyển thì sự kiện sẽ càng ghi điểm trong mắt khách hàng.
Hãy cùng phân tích ví dụ cụ thể về 2 địa điểm hot hiện nay đó là: Khách sạn Lotte Hà Nội và Khách sạn Daewoo. Chúng có vị trí địa lý đối diện nhau và tương đương về mặt diện tích. Tuy nhiên, Daewoo được các công ty sự kiện chuyên nghiệp đánh giá cao hơn nhờ khả năng tiếp cận dễ dàng. Hội trường lớn nằm ngay tại tầng sảnh vì vậy khách tham dự có thể tìm ra vị trí tổ chức một cách nhanh chóng và chỉ cần gửi xe ngay phía bên ngoài. Khoảng cách giữa bãi để xe và khu vực sự kiện chỉ vài bước chân. Tuy nhiên, với Lotte, độ tiếp cận khó hơn. Khách mời tham dự cần gửi xe dưới tầng hầm sau đó di chuyển lên tầng 7. Điều này khiến việc di chuyển trở nên lòng vòng và khách hàng mất nhiều thời gian checkin, checkout.
Do đó, trước khi đặt bút ký hợp đồng với bất cứ nhà cung cấp địa điểm nào. Điều bạn cần làm chính là đặt mình vào vị trí khách mời tham dự, tính toán thời gian di chuyển và khả năng tiếp cận. Từ đó đưa ra phương án hợp lý.
Đối với các sự kiện không đòi hỏi quá nhiều về yếu tố biểu diễn hay dàn dựng sân khấu công phu như: Hội thảo, hội nghị khách hàng,...đơn vị tổ chức có thể ưu tiên sử dụng các nhà hàng khách sạn 3* đến 4*.
Tuy nhiên, đối với các sự kiện có nhiều tiết mục nghệ thuật, sân khấu cần thiết kế phức tạp hơn, lời khuyên dành cho các đơn vị tổ chức đó là ưu tiên các khách sạn 5* trở lên, nơi có trần cao trên 5 m giúp đảm bảo quá trình thi công thực hiện.
Trên thực thế, hầu hết các địa điểm tại Hà Nội độ cao trần thường chỉ dưới 6 m. Trong khi đó, tại TP HCM mặt bằng chung trần của các địa điểm tổ chức sự kiện thường cao hơn. Nếu ngân sách cho phép và sự kiện đầu tư chi phí về không gian tổ chức chương trình, bạn có thể cân nhắc một số địa điểm tại TP. HCM với độ cao trần có thể lên tới 9 m và sức chứa 2500 người như: The ADORA Center, Trung tâm Sự kiện và Triển Lãm White Palace, Trung tâm Hội chợ và Triển lãm Sài Gòn - SECC,...
Đây cũng là yếu tố then chốt quyết định nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu. Đối với các chương trình có số lượng người tham gia 300 - 400 người, đơn vị tổ chức có thể liên hệ với các trung tâm hội nghị, khách sạn quy mô nhỏ và vừa như Daewoo, Lotte,...
Tuy nhiên với những sự kiện có trên 600 người tham dự, số địa điểm có thể đáp ứng được trở nên giới hạn hơn.
Tại Hà Nội bạn có thể tham khảo các địa điểm như: JW Marriott, Melia, Almaz …
Ở TP. HCM một số địa điểm được các công ty sự kiện hay lựa chọn bao gồm: Gem Center, InterContinental, Park Hyatt.
Nhiều người cho rằng đối với sự kiện ngoài trời mối quan tâm hàng đầu khi lựa chọn đó là thời tiết. Tuy nhiên đây là yếu tố quan trọng nhưng không phải là điều kiện tiên quyết khi lựa chọn địa điểm tổ chức. Bởi một khi đã tổ chức ngoài trời, các đơn vị tổ chức luôn luôn phải có phương án dự phòng. Vậy đâu mới thực sự là căn cứ để event manager ra quyết định lựa chọn địa điểm?
Việc đầu tiên, ban tổ chức cần trao đổi rõ với khách hàng để biết mục đích của sự kiện muốn truyền thông tới đối tượng nào? Độ phủ sóng ra sao?
Nếu sự kiện chỉ mang tính chất truyền thông nội bộ, đơn vị tổ chức chỉ cần lựa chọn khuôn viên đủ rộng cho các hoạt động diễn ra.
Tuy nhiên, với những sự kiện cần truyền thông tới đông đảo công chúng, cần lựa chọn những địa điểm tập trung dân cư, tụ điểm giải trí được nhiều người biết tới như Phố đi bộ Hồ Gươm, Nguyễn Huệ, …
Nếu chú ý quan sát, một số sự kiện lớn diễn ra hằng năm như Giờ trái đất chỉ tổ chức tại quảng trường Cách mạng tháng 8 trong nhiều năm. Đây không phải yếu tố ngẫu nhiên. Giờ trái đất là sự kiện mang tính chất kêu gọi cộng đồng tiết kiệm điện bảo vệ môi trường. Chính vì vậy quảng trường Cách mạng tháng 8 được lựa chọn tổ chức trong một thời gian dài. Bởi đây là di tích lịch sử thể hiện sự tự hào và tinh thần dân tộc. Sự kiện gợi lên trong lòng công chúng lòng tự tôn và tinh thần đoàn kết dân tộc. Từ đó, mang lại hiệu quả về mặt truyền thông.
Trở lại với một sự kiện thể thao, vào ngày 7/11/2018 lễ công bố giải đua xe F1 tại Hà Nội đã diễn ra tại Hoàng thành Thăng Long. Xét về mặt ý nghĩa, đây không chỉ là sự kiện thể thao đơn thuần mà còn là niềm tự hào khi Việt Nam lần đầu tiên đăng cai giải thể thao mang tầm cỡ quốc tế. Hoàng Thành Thăng Long là khu di tích lịch sử hội tụ tinh hoa của quốc gia. Đây là trung tâm quyền lực nối tiếp nhau của Việt Nam trong hơn một ngàn năm lịch sử. Có thể thấy, đối với sự kiện outdoor ý nghĩa và sức ảnh hưởng của địa điểm tổ chức có sự tương quan chặt chẽ với tính chất của từng sự kiện.
Các sự kiện outdoor, đặc biệt với các sự kiện thu hút truyền thông và có quy mô lớn cần có sự cấp phép đến từ các cơ quan có thẩm quyền:
- Sở Văn hóa - Thể thao và Du lịch thành phố/tỉnh cấp giấy phép tổ chức sự kiện;
- Giấy phép biểu diễn, tổ chức biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang;
- Sự cho phép đến từ cơ quan môi trường đô thị và điện lực;
- Cơ quan công an quận/ huyện duyệt tổ chức chương trình.
Trước khi ấn định thời gian tổ chức sự kiện, nhất là khi lựa chọn địa điểm hot thường được sử dụng làm nơi tổ chức các hoạt động mang tính lịch sử. Ekip thực hiện cần kiểm tra kỹ càng với các cơ quan ban ngành có thẩm quyền về thời gian trống khi tổ chức sự kiện. Tránh trường hợp sự kiện đã được chuẩn bị xong xuôi nhưng lại bị hoãn do có cùng thời gian tổ chức với các chương trình quốc gia.
Tuy là yếu tố nhỏ nhưng không nên bỏ qua trong quá trình lựa chọn bởi nó tác động trực tiếp đến trải nghiệm của người tham gia sự kiện.
Khác với sự kiện trong nhà, đa số các khách sạn, trung tâm hội nghị có bãi đậu xe được quy hoạch sẵn từ trước. Tuy nhiên với sự kiện ngoài trời, ban tổ chức gần như sẽ phải sắp xếp khu để xe riêng để đảm bảo thuận tiện và an toàn trong quá trình tham gia sự kiện. Hãy chú ý tới khoảng cách giữa chỗ để xe và địa điểm tổ chức. Các sân vận động hoặc các khu vực trung tâm thành phố thường không có chỗ để xe hoặc xa khu vực diễn ra chương trình. Do đó, cần cân nhắc địa điểm phù hợp hoặc có phương án backup cần thiết.
Khi lựa chọn các địa điểm ở tỉnh, bạn cần hết sức lưu ý về vấn đề này. Đặc biệt là hạn chế tổ chức tại các khu vực quá xa khu dân cư. Trên thực tế, không phải địa điểm nào cũng được các cơ quan địa phương hỗ trợ về mặt an ninh. Đơn vị tổ chức khi lựa chọn những địa điểm có tình hình an ninh phức tạp cần có những phương án dự phòng hợp lý, phòng ngừa tình huống xấu nhất có thể xảy ra.
Trước khi lựa chọn địa điểm, ekip thực hiện cần nghiên cứu hệ thống nguồn điện một cách kỹ lưỡng. Tốt nhất là hệ thống nguồn có vị trí sát khu vực tổ chức để quá trình dẫn điện trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn. Ngoài ra, bạn cần trao đổi với nhà cung cấp địa điểm về phương án dự phòng trong trường hợp mất điện. Tương tự với hệ thống nước.
Các sự kiện ngoài trời đều có rất đông người tham dự và thời gian diễn ra thường kéo dài, chính vì vậy khu vực vệ sinh vô cùng quan trọng. Hãy đảm bảo địa điểm mà bạn lựa chọn khu vệ sinh đáp ứng đủ cho nhu cầu những người tham gia. Chỉ một ấn tượng không tốt từ những chi tiết nhỏ cũng có thể trở thành một vết sạn trong sự kiện mà bạn dày công chuẩn bị.
Hãy luôn có phương án B và C’ khi đàm phán với đối tác cung cấp địa điểm sự kiện. Bởi bạn càng có nhiều sự lựa chọn thì thế chủ động sẽ thuộc về bạn. Tuyệt đối không bao giờ để nhà cung cấp cho rằng bạn chỉ có một phương án duy nhất và phụ thuộc vào họ. Bởi nếu vậy, quá trình thương thảo giá sẽ trở nên khó khăn hơn. Phía nhà cung cấp có thể đưa ra những mức giá cao hơn so với thông thường.
Bên cạnh đó, đừng quên thiết lập mối quan hệ và trở thành khách hàng quen thuộc với các nhà cung cấp địa điểm. Hầu hết các trung tâm hội nghị, khách sạn đều có ưu đãi dành cho khách hàng thân thiết.
Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện chưa bao giờ là một điều dễ dàng. Tín Phát với hơn 20 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện luôn sẵn sàng tư vấn, giải đáp và cung cấp các phương án tổ chức tốt nhất cho khách hàng.
Hy vọng rằng với những thông tin cung cấp trong bài viết sẽ giúp bạn và ekip của mình có được những hiểu biết nhất định, từ đó rút kinh nghiệm cho những sự kiện sắp tới.
BBT Tín Phát