Công tác bố trí, tổ chức nhân sự trong sự kiện đóng vai trò then chốt tạo nên những thành công trong mỗi hạng mục của sự kiện. Để sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, theo đúng quy trình thì việc phân bổ nhân sự theo từng vị trí với các chức năng, nhiệm vụ khác nhau là vô cùng cần thiết. Cũng chính vì vậy, khi tổ chức sự kiện bạn phải hiểu được đặc điểm của từng vị trí công việc. Nếu sự kiện của bạn là một sự kiện có quy mô người tham dự dưới 1.000 người, bạn có thể tham khảo các chức năng, nhiệm vụ dưới đây:
Những bộ phận cần có trong tổ chức sự kiện
Bộ phận kỹ thuật là một lực lượng đông đảo, bao gồm: Nhân viên phụ trách âm thanh, nhân viên phụ trách ánh sáng, nhân viên phụ trách loa, mic, nhân viên dựng,... Tổ kỹ thuật phụ trách vận hành các thiết bị từ bàn điều khiển, do đó họ thường ngồi ở khu vực bàn kỹ thuật được đặt bên cạnh cánh gà hoặc dưới cuối sân khấu. Nhân viên kỹ thuật là những người hùng thầm lặng đằng sau mỗi sự kiện, luôn túc trực tại khu vực bàn điều khiển. Ngay cả khi các khách mời, ban tổ chức có thể lên tham gia “quẩy” sau chương trình hay những lúc họ ngồi bàn tiệc thì các nhân viên kỹ thuật vẫn cặm cụi ngồi trực và điều chỉnh máy móc.
Đội ngũ kỹ thuật ngoài việc phải nắm vững các nghiệp vụ chuyên sâu còn cần tập trung tối đa vào diễn biến trong khán phòng, có những điều khiển kỹ thuật hợp lý, tức thời. Chẳng hạn đối với các sự kiện cần nhiều sự tương tác với khán giả, người phụ trách đèn chiếu sẽ phải ngay lập tức chiếu đèn lên khu vực người được mời phát biểu. Hay khi ca sĩ biểu diễn, họ phải nhanh chóng điều chỉnh để âm thanh ở mức phù hợp, bảo đảm độ cuốn hút mà không khiến khán giả bị chói. Trong những tình huống phát sinh, người trực kỹ thuật phải bám sát diễn tiến của sự kiện, lời dẫn của MC cùng rất nhiều yếu tố khác để có những điều chỉnh kịp thời.
Nếu như bộ phận kỹ thuật được coi là những người hùng thầm lặng trong sự kiện thì ngược lại, bộ phận lễ tân lại là gương mặt đại diện cho ban tổ chức một sự kiện. Bộ phận đón tiếp là một lực lượng đa dạng và đông đảo từ PG, nhân viên ngồi bàn checkin, checkout.
Bộ phận đón tiếp có yêu cầu cả về ngoại hình lẫn các kỹ năng mềm. Ngoài việc ưu tiên ngoại hình cân đối, bắt mắt thì những nam thanh nữ tú này còn cần phải khéo léo, nhanh nhẹn, hoạt bát. Bởi vì đây là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách mời và người tham dự, do đó thái độ của họ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Người đón tiếp lúc nào cũng phải ân cần, niềm nở, không ngại phiền phức khi khách hỏi nhiều, khách nhờ giúp đỡ. Thực tế, có không ít những nhân viên ở phút cuối của sự kiện khi đã mệt hoặc khi có một khách mời hỏi nhiều vấn đề thì thường tỏ ra khó chịu, không hài lòng và cáu bẳn với khách mời. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tâm trạng của các khách mời mà còn làm xấu đi hình ảnh, ý nghĩa của sự kiện.
Công việc của đội đón tiếp khá rắc rối vì phải tiếp xúc và giải quyết vấn đề với nhiều đối tượng khách mời. Chính vì vậy, bộ phận này cần có một checklist công việc rõ ràng, cụ thể để mỗi người có thể nắm được đầu việc của mình.
Với những sự kiện lớn, chỉ một người tổng đạo diễn là chưa đủ. Bạn nên sắp xếp một tổ giám sát phụ trách các đầu mục nhỏ trong sự kiện. Chẳng hạn một người bao quát khu vực kỹ thuật, một người phụ trách khách mời, một người phụ trách phần sân khấu, một người phụ trách khu vực các cửa ra vào ... Mỗi người sẽ bao quát một khu vực, xử lý các sự cố nhỏ phát sinh và báo lại kịp thời với tổng đạo diễn chương trình.
Sự kiện càng lớn, nhân viên quản lý giám sát càng nhiều. Những sự kiện tổ chức long trọng, số lượng khách mời lớn thì bộ phận quản lý càng phân ra theo nhiều chuyên môn như: Quản lý dịch vụ khách hàng là những người tiếp xúc và làm việc trực tiếp với khách hàng. Quản lý dịch vụ ăn uống chịu trách nhiệm dịch vụ ăn uống, thực phẩm. Quản lý hành chính chịu trách nhiệm các vấn đề về tài chính, tránh được những khoản chi không hợp lý, tránh thất thoát tài sản và bảo vệ được tài chính của bạn,...
Đây là những người phục vụ ăn uống trong bữa tiệc. Bộ phận phục vụ bao gồm cả những người đầu bếp, nhân viên chạy bàn. Một sự kiện thường không thể thiếu phần ăn uống. Nếu như đó là bữa tiệc tea break thì công việc của nhóm phục vụ sẽ nhẹ nhàng hơn. Ngược lại, nếu là một bữa tiệc mặn thì bạn cần lực lượng đông đảo nhân viên phục vụ.
Công việc của nhân viên phục vụ rất vất vả lại cần có sự quan sát nhạy bén. Người phục vụ nên học hỏi cách phục vụ tại những nhà hàng. Khi một khách mời nhíu mày, nhân viên phục vụ đã tiến lại phía họ và hỏi họ cần gì. Thái độ của nhân viên phục vụ là vô cùng quan trọng bởi sự ân cần, niềm nở của họ sẽ khiến người tham dự cảm thấy nhẹ nhàng, thoải mái. Ngược lại nếu nhân viên phục vụ luôn đeo sắc mặt “nặng trình trịch” thì có thể khiến khách mời cảm thấy nặng nề, chán ngán.
Bộ phận an ninh là những người bảo vệ an toàn của khách mời và của cả sự kiện. Họ phải chịu một áp lực rất lớn bởi với những sự kiện đông người tham dự, những sự kiện trọng đại hay nhiều khách mời quan trọng thì áp lực của nhân viên an ninh càng lớn.
Bộ phận an ninh thông thường sẽ làm nhiệm vụ hỗ trợ khách mời tham dự các vấn đề đi lại, bảo vệ người tham gia khỏi các vấn nạn: Trộm, cướp, bạo lực. Không chỉ vậy, họ cũng hỗ trợ ban tổ chức, tham gia vào công tác cứu hộ trước những sự cố không may như: Hỏa hoạn, động đất, khủng bố. Với những sự kiện đông người, họ đóng vai trò quan trọng trong việc sơ tán, ổn định khán đài,...
Với các sự kiện âm nhạc, nghệ thuật có quy mô lên tới hơn nghìn khách mời thì các chức năng, nhiệm vụ sẽ được phân tách rõ ràng, cụ thể hơn. Có thể kể đến nhiều vai trò, vị trí như: Bộ phận Planner phụ trách lên kế hoạch, đầu mối liên lạc, xin giấy phép. Bộ phận Điều hành bán vé, phụ trách thư mời là những người phụ trách hoạt động bán vé, giải quyết mọi vấn đề liên quan đến vé và thư mời.
Ngoài ra tại những sự kiện quốc gia còn rất nhiều các bộ phận phân tách như: Bộ phận thiết kế sự kiện (event designer), sản xuất đạo cụ, họa sĩ sân khấu, nhân viên phục trang, điều phối, trợ lý, đạo diễn, biên đạo, chỉ đạo nghệ thuật, ...
Số lượng nhân sự tham gia tổ chức sự kiện còn tùy thuộc vào quy mô, tính chất của chương trình. Cần có sự phân bổ rạch ròi, hợp lý để tối ưu hóa về nguồn lực. Tránh việc huy động quá nhiều nhân sự dẫn đến lãng phí nhân lực kéo theo việc chồng chéo về nhiệm vụ.
Trang phục của nhân sự dù làm ở công đoạn nào cũng cần phải chỉn chu, lịch sự. Một nhân viên phục vụ hay một người trực kỹ thuật chỉ ngồi sau bàn điều khiển cũng là bộ mặt của cả sự kiện, vì vậy cần phải chuẩn bị phục trang lịch sự, đồng bộ.
Nếu chương trình bạn tổ chức có đội ngũ quay phim, chụp ảnh, hãy chú ý trang phục của họ. Bởi lẽ, nhân viên quay chụp có đặc thù di chuyển nhiều, đứng tại nhiều vị trí trọng yếu: Giữa lối đi, trước mặt khách mời,... Nếu nhân viên quay chụp ăn mặc lôi thôi hay không phù hợp văn hóa có thể dẫn đến phản cảm và mất đi tính trang trọng của sự kiện.
Trước khi sự kiện chính thức diễn ra bạn nên dành thời gian để training nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và PG, tốt nhất hãy thực hiện tổng duyệt trước khi sự kiện bắt đầu.
Đội ngũ nhân sự phải luôn có mặt đúng giờ theo kế hoạch, tránh trường hợp các nhân viên tổ chức (nhân viên lễ tân, nghệ sĩ) sát giờ mới đến gây náo loạn hội trường và không có sự chuẩn bị tươm tất.
Cần có những nhân viên dự phòng, với từng nhiệm vụ và mảng công việc, bạn hãy tính phương án backup nhân sự nếu như chẳng may người phụ trách chính có công việc đột xuất không thể nhận nhiệm vụ.
Tổ chức sự kiện vốn muôn màu muôn vẻ. Mỗi chương trình lại có những nội dung, ý nghĩa, hình thức thể hiện riêng biệt. Những người làm chương trình không chỉ yêu cầu kinh nghiệm, chuyên môn mà còn cần khả năng lắng nghe, làm việc nhóm. Sự đóng góp của từng cá nhân sẽ như mảnh ghép tạo nên bức tranh sự kiện hoàn chỉnh và rực rỡ.
BBT Tín Phát