Nhật Bản là một trong những đối tác quan trọng trong phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội của Việt Nam. Mối quan hệ hợp tác Việt - Nhật đang ngày càng được mở rộng, vừa đa dạng, vừa có chiều sâu. Khi tổ chức sự kiện cùng các khách mời, người tham dự đến từ Nhật Bản, bạn phải luôn thực hiện tốt văn hóa kinh doanh của nước bạn. Người Nhật luôn có những khuôn khổ nhất định trong kinh doanh, giao tiếp. Họ coi đó như một nét văn hóa đặc trưng, không pha trộn. Theo đó, trước khi tổ chức sự kiện, bạn cần tham khảo những tính cách cùng thói quen trong công việc của người Nhật Bản dưới đây:
Học hỏi cách thức làm việc của người Nhật để giúp công tác tổ chức sự kiện với Nhật Bản thuận lợi hơn.
Người Nhật Bản coi lòng trung thành là một đức tính cao quý và họ áp dụng điều đó trong cả kinh doanh, công việc. Một người nhân viên sẽ có xu hướng gắn bó trọn đời với công ty mà họ theo làm. Họ tận tụy cống hiến và làm việc hết mình vì công việc. Khi hợp tác cùng đối tác, họ cũng rất trung thành với đối phương. Do đó, với một công ty tổ chức sự kiện, khi đã hợp tác với doanh nghiệp Nhật Bản, hãy làm việc cẩn thận, tỉ mỉ trong tất cả mọi sự kiện ở bất kỳ giai đoạn nào. Người Nhật Bản sẽ tìm hiểu cách làm việc của bạn rất kỹ trước khi ký hợp đồng chính thức. Khi làm việc với đối tác Nhật Bản, bạn hãy kiên nhẫn chuẩn bị tư tưởng để có thể hợp tác lâu dài, bền bỉ. Còn một lưu ý nhỏ đó là, người nhân viên trong công việc nào cũng một lòng kính trọng cấp trên của mình. Vì vậy, khi tổ chức sự kiện song phương hay đa phương, hãy chú ý dành sự tôn kính nhất định với cấp trên của tất cả các bên.
Với người Nhật Bản, thời gian và sự cam kết chính là lòng tự trọng của con người. Họ có một nguyên tắc tối thiểu trong làm ăn đó chính là đúng giờ. Không chỉ đúng hẹn mà còn phải đúng deadline.
Trong tổ chức sự kiện bạn nên tôn trọng những cuộc hẹn, lời hứa đối với người Nhật. Các con số hay lời cam kết mà bạn đưa ra phải đảm bảo thực hiện đúng. Như đã nói, người Nhật dành rất nhiều thời gian để tìm hiểu và “test” năng lực đối tác. Khi đã tin tưởng hợp tác, họ sẽ rất trung thành với cộng sự. Trong công việc, người Nhật luôn tôn trọng các ý kiến chung, các quyết định do đa số tán thành luôn được ủng hộ thực hiện triệt để. Họ cũng đề cao các lợi ích cộng đồng. Sẽ thật ngại ngùng khi trong một tập thể mà chỉ có một cá nhân được tuyên dương. Vì vậy bạn cũng nên lưu ý điều này khi tổ chức sự kiện cùng Nhật Bản. Tránh tuyên dương cá nhân mà thay vào đó là tuyên dương tập thể. Luôn đề cao yếu tố tập thể, cộng đồng. Đồng thời phải thực sự nghiêm túc và nỗ lực trong mọi công việc dù ở bất cứ giai đoạn nào.
Người Nhật coi trọng và dành thời gian cho các cuộc khảo sát hay những gì mắt thấy tai nghe. Chẳng hạn khi tổ chức sự kiện thì tất cả các công đoạn từ chuẩn bị, setup hậu kỳ, truyền thông trước và sau sự kiện đều phải thực hiện cẩn thận, chỉn chu để chứng minh cho họ thấy được năng lực thực sự của bạn và cần phải qua những thử nghiệm thực tế sát sao, từ đó mới quyết định kết quả của những lần hợp tác tiếp theo.
Người Nhật là những người ưa hòa thuận. Trong quá trình đàm phán, họ thường không bày tỏ thái độ gay gắt mà chỉ đóng góp ý kiến một cách nhẹ nhàng. Họ cũng không có xu hướng muốn đối đầu với đối phương mà tin rằng mọi việc có thể giải quyết bằng sự đàm phán, thỏa thuận và thỏa hiệp. Nếu không vừa lòng họ sẽ cần thêm thời gian để suy nghĩ, cân nhắc. Chính vì vậy, để chính thức ký kết hợp đồng hay trở thành đối tác của người Nhật, bạn có thể sẽ mất một thời gian rất dài. Trong quá trình làm việc nhóm, người Nhật cũng thường không tranh cãi mà sẽ bàn bạc đưa ra ý kiến của mình nhiều hơn. Họ luôn thể hiện sự tôn trọng đối với đồng nghiệp và bạn bè của mình. Bạn cũng nên học hỏi điều đó khi tổ chức sự kiện cùng Nhật Bản, tránh để cái tôi của mình quá cao mà thay vào đó hãy biết lắng nghe và tôn trọng ý kiến của cộng sự và các đối tác.
Những đặc điểm trong văn hóa làm việc ở trên đều cần được ứng dụng triệt để khi bạn tổ chức sự kiện cho đối tác, khách mời Nhật Bản. Việc nắm bắt và thực hành tốt các thói quen của đối tác sẽ cho thấy sự thân thiện, hiếu khách cùng khả năng làm việc chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sự kiện. Vì vậy, trước mỗi sự kiện, bạn nên dành thời gian tìm hiểu, tham khảo, luyện tập và có những nhắc nhở với đội ngũ nhân sự, ban tổ chức. Ngoài ra cũng cần phải lưu ý một số vấn đề sau khi tổ chức sự kiện có đối tác, khách mời, người tham dự đến từ Nhật Bản:
Khi giới thiệu đại biểu, khách mời tham dự chương trình, bạn nên sử dụng “họ” cùng cấp bậc thay vì “tên” như ở Việt Nam. Trong quá trình giới thiệu hay trao đổi, cần giữ khoảng cách nhỏ, tránh đứng quá gần đối phương. Ngoài ra khi bắt tay, bạn cũng nên chú ý không siết tay quá mạnh. Việc bắt tay thường do người cấp cao hơn chủ động và việc bắt đầu hay kết thúc cũng thường do họ là người đầu tiên thực hiện.
Trước các ngày Lễ, Tết hay dịp kỷ niệm đặc biệt, người Nhật thường có thói quen gửi thiệp chúc mừng. Nhưng thiệp này phải được gửi đến trước ngày Lễ bởi nó thể hiện sự quan tâm, chú ý của bạn đối với những sự kiện trọng đại của đối phương. Vì vậy, trước sự kiện hay các ngày lễ thành lập công ty,... bạn nên gửi thiệp mời từ sớm cho đối tác.
Danh thiếp khá quan trọng đối với người Nhật. Người Nhật đưa và nhận danh thiếp một cách trang trọng bằng cả 2 tay. Vì vậy trong quá trình làm việc hay tổ chức sự kiện, với người Nhật Bản, bạn nhất định phải chuẩn bị sẵn danh thiếp. Tốt nhất đó là một danh thiếp trình bày to, rõ ràng, có thêm mặt tiếng Nhật hoặc tiếng Anh. Danh thiếp nên được cất trong ví, tránh đút vào túi quần đặc biệt là túi quần sau. Với những sự kiện đàm phán, hội họp, bạn nên chuẩn bị danh thiếp cho tất cả các khách mời tham dự.
Nụ cười chính là chìa khóa để thành công trong nhiều cuộc chuyện trò. Hãy luôn tươi cười nhẹ nhàng, lịch sự để bày tỏ niềm quý mến của mình đối với đối phương. Ngoài ra, bạn cũng không nên có những điệu bộ chỉ trỏ, thì thầm hay những động động chạm bởi điều này là vô cùng bất lịch sự.
Bạn cũng nên lưu ý một số nội dung như: Tránh đút tay túi quần, tránh nhìn vào điện thoại trong khi diễn ra sự kiện. Văn hóa Nhật Bản thường kiêng kỵ số 4 và số 9 bởi khi đọc lên nó đồng âm với từ cái chết và sự khổ đau. Vì vậy, bạn cũng cần tránh tặng quà hay trang trí sân khấu, setup bàn tiệc có số 4 hoặc 9.
Các loại hoa như hoa loa kèn, hoa sen và hoa trà thường được sử dụng trong các dịp tang lễ và, do đó, bạn nên tránh tặng những loại hoa này. Tuyệt đối không sử dụng những loại hoa này để trang trí, đặt trên bàn. Và bất kỳ loài hoa nào có màu trắng cũng đều có ý nghĩa như vậy.
Lưu ý: Tránh dùng hoa sen, hoa loa kèn và hoa trà để trang trí trong các sự kiện với người Nhật Bản.
Trên đây là những lưu ý khi làm việc với đối tác Nhật Bản. Bạn có thể thỏa thuận và tập luyện cụ thể với các thành viên ban tổ chức để mọi người có thể hòa nhập và cư xử đúng với văn hóa nước bạn. Việc học tập và thực hành văn hóa của đối tác luôn thể hiện tinh thần hiếu khách, sẵn sàng tiếp thu nền tinh hoa văn hóa các nước. Thử tưởng tượng chúng ta sẽ vui biết bao nhiêu khi người ngoại quốc đến chơi và làm theo những phong tục, tập quán của người Việt.
Hãy cố gắng để đối tác Nhật Bản cảm nhận được tình cảm, sự mến mộ cùng phong cách làm việc linh hoạt, nhanh nhạy của người Việt Nam trong mọi công việc, nhất là với những người làm tổ chức sự kiện.
BBT Tín Phát
⇒Tìm hiểu thêm về quy tắc giao tiếp của người Nhật