-
-
-
Tổng tiền thanh toán:
-
Nhờ trân trọng những đóng góp của khách hàng, sau gần 20 năm phát triển, Công ty Truyền thông và Sự kiện Tín Phát đã trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp đầu tư từ Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp,.. trong việc cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Hiện nay có rất nhiều bài viết nói về Tổ chức sự kiện hoặc Quản lý sự kiện tổng thể nhưng nội dung đưa ra còn trừu tượng, sử dụng từ ngữ khó hiểu hoặc lan man, thiếu trọng tâm. Bằng trải nghiệm qua các sự kiện, Chúng tôi sẽ cung cấp cho quý vị những thông tin cần thiết liên quan đến việc Tổ chức một sự kiện tổng thể.
Lễ Khánh thành Kho ngoại quan Long Giang
1. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN:
2. CÁC BƯỚC TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN TỔNG THỂ
2.1. Hình thành chủ đề cho sự kiện
Quá trình thiết lập chủ đề cho sự kiện còn có một số tên gọi khác như: Lập kế hoạch sự kiện; Đề cương sự kiện; Chương trình sự kiện,… Quá trình thiết lập chủ đề là bước đầu tiên của công tác tổ chức sự kiện, cụ thể bao gồm các nội dung sau:
Nội dung công việc nêu trên thường do chủ đầu tư (khách hàng) chủ động thực hiện hoặc tiến hàng song song với sự tư vấn của đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bằng kinh nghiệm thực tế, chúng tôi nhận thấy ngay từ giai đoạn này, sự tư vấn của đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cần thiết. Hơn ai hết, họ sẽ là người hiểu và đưa ra giải pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề cần có cho sự kiện của chủ đầu tư. Có sự tư vấn cần thiết và chuyên nghiệp, quá trình chuẩn bị cho sự kiện sẽ đi đúng hướng, tiết kiệm được thời gian, chi phí và loại bỏ những rủi ro không đáng có.
2.2. Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện
Thông thường đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các sự kiện cùng loại và giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.
Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện là cách cụ thể hóa sự kiện bằng nội dung chữ hình ảnh, cụ thể:
2.3. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát
Đây chính là bước cụ thể hóa cho phần Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện. Thông thường, thời gian thực hiện sự kiện sẽ từ lúc chuẩn bị cho tới khi bàn giao các hạng mục lắp dựng/kết thúc sự kiện của Khách hàng. Quá trình thực hiện có nhiều cách phân chia nhưng theo Tín Phát, quá trình này được chia làm các phần chính như sau:
Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các thiết bị, hạng mục lắp dựng có sẵn dưới dạng tiêu chuẩn. Ứng với mỗi sự kiện cụ thể, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ điều chỉnh, gia công thêm, bớt cho phù hợp. Việc này thường được một người quản lý bao quát đảm bảo các chuẩn bị tại xưởng sẽ đúng với ý đồ thiết kế đã thống nhất với khách hàng.
Việc gọi nhà cung cấp (supplier) tham gia là điều gần như bắt buộc. Để kiểm soát tốt công việc của supplier cần phải người có kinh nghiệm, có khả năng thương thuyết, sự tỷ mỷ và khả năng quán xuyến. Với các đơn vị tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp, các nhà cung cấp này là các đối tác thường xuyên, đã được kiểm chứng qua các sự kiện. Do vậy, việc kiểm soát suppiler với các công ty sự kiện chỉ cần một nhân sự thay vì một nhóm như các đơn vị không chuyên nhiệm sự kiện.
Việc tổng duyệt chương trình sẽ được đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tiến hành với chi phí hạn chế nhằm tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng. Với kinh nghiệm gần 20 năm tổ chức sự kiện, Tín Phát tư vấn các mục nên chạy tổng duyệt gồm: MC, Lễ tân (hoặc các nhóm trưởng Lễ tân), âm thanh, ánh sáng.
Ngoài những mục vừa nêu, tùy theo nội dung cụ thể và sự phối hợp giữa các bên tham gia, Tín Phát sẽ thêm/bớt hạng mục cần tổng duyệt theo hướng đảm bảo kiểm soát tốt mọi hoạt động trước khi sự kiện chính thức diễn ra, đồng thời tối giản được chi phí của khách hàng.
2.4. Tổ chức sự kiện
Ở bước này, sự kiện sẽ chạy theo chương trình kịch bản đã được duyệt, các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực, thực hiện các công việc đã được phân công theo chương trình, kịch bản.
Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc theo dõi, giám sát và xử lý tình huống phát sinh từ phía khách hàng là điều tối quan trọng. Để đảm bảo kiểm soát tốt mọi tình huống không lường trước, họ thường đề nghị khách hàng cử ra một người hoặc một nhóm có đủ thẩm quyền, phối hợp cùng xử lý trong trường hợp phát sinh ngoài dự kiến.
2.5. Bàn giao, quyết toán sự kiện
Đây là lúc đơn vị tổ chức sự kiện cần chuyển trả các tư liệu cho khách hàng như: File tư liệu hình ảnh, clip đã sản xuất trong quá trình sự kiện diễn ra; các xác nhận về việc đưa tin/bài từ phóng viên đến tác nghiệp tại sự kiện (nếu có).
Kết thúc toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, các bên lập các quyết toán về các hạng mục sự kiện đã sử dụng thực tế. Căn cứ vào bản quyết toán, chi phí tổ chức sự kiện sẽ được xác định cụ thể.
3. HẬU SỰ KIỆN
Bên cạnh việc nhận thanh toán các chi phí tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp còn mong muốn nhận thêm những ý kiến phản hồi từ phía khách hàng. Nhờ trân trọng những đóng góp của khách hàng, sau gần 20 năm phát triển, Công ty Truyền thông và Sự kiện Tín Phát đã trở thành lựa chọn số 1 của các doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Pháp trong việc cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Một số hình ảnh sự kiện do Công ty Truyền thông và Sự kiện Tín Phát tổ chức những năm gần đây:
Lễ Khởi công Xây dựng Nhà kho mới Công ty Tenma Việt Nam
Lễ Cầu an Xây dựng dự án WFC CHUO Khu đô thị ven sông Lạch Tray
Lễ Động thổ dự án Khu Công nghiệp Cảng cửa ngõ Quốc tế Hải Phòng - Deep C
Lễ Hoàn thành Nhà xưởng số 4 Công ty TNHH RORZE Robotech
Lễ khánh thành Nhà kho mới Công ty TNHH Tenma Việt Nam
Lễ Khởi công xây dựng nhà máy mới Amasaki Pipe Việt Nam
Lễ Khởi công xây dựng nhà máy cơ khí Jyuichia Việt Nam
Lễ Ký kết thỏa thuận cho dự án sản xuất thiết bị điện quy mô 50ha giữa Gelex - Sowatco - Cadivi và Deep C