Nhờ trân trọng những đóng góp của khách hàng, sau gần 20 năm phát triển, Tín Phát đã trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, ... trong việc cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện tổng thể.

Hiện nay có rất nhiều bài viết nói về Tổ chức sự kiện hoặc Quản lý sự kiện tổng thể nhưng nội dung đưa ra còn trừu tượng, sử dụng từ ngữ khó hiểu hoặc lan man, thiếu trọng tâm. Bằng trải nghiệm qua các sự kiện, Chúng tôi sẽ cung cấp cho quý vị những thông tin cần thiết liên quan đến việc Tổ chức một sự kiện tổng thể.

 

1. CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN:

• Lễ khởi công/ động thổ;
• Lễ khánh thành/ khai trương;
• Lễ kỷ niệm thành lập;
• Sự kiện nội bộ của doanh nghiệp (Ngày hội gia đình, Ngày hội thể thao, Tiệc tất niên, Chào năm mới, Phát động thi đua…);
• Sự kiện giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới;
• Sự kiện tri ân khách hàng thường niên;

2. CÁC BƯỚC TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN TỔNG THỂ

2.1. Hình thành chủ đề cho sự kiện

Quá trình thiết lập chủ đề cho sự kiện còn có một số tên gọi khác như: Lập kế hoạch sự kiện; Đề cương sự kiện; Chương trình sự kiện,… Quá trình thiết lập chủ đề là bước đầu tiên của công tác tổ chức sự kiện, cụ thể bao gồm các nội dung sau:

• Tên, chủ đề  sự kiện;
• Xác định đối tượng khách mời, thành phần khách mời, số lượng khách mời;
• Địa điểm tổ chức;
• Các điểm chính mà nội dung chương trình cần có;
• Các yêu cầu về trang trí, màu sắc, hình ảnh, biểu tượng, thông tin mà sự kiện bắt buộc phải có;
• Hoạt náo, kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt;
• Các phương tiện truyền thông áp dụng;
• Xác định nguồn lực nội tại;
• Xác định các nội dung cần thuê ngoài;
• Kinh phí sự kiện.

Nội dung công việc nêu trên thường do chủ đầu tư (khách hàng) chủ động thực hiện hoặc tiến hàng song song với sự tư vấn của đơn vị tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, bằng kinh nghiệm thực tế, chúng tôi nhận thấy ngay từ giai đoạn này, sự tư vấn của đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là cần thiết. Hơn ai hết, họ sẽ là người hiểu và đưa ra giải pháp hợp lý để giải quyết các vấn đề cần có cho sự kiện của chủ đầu tư. Có sự tư vấn cần thiết và chuyên nghiệp, quá trình chuẩn bị cho sự kiện sẽ đi đúng hướng, tiết kiệm được thời gian, chi phí và loại bỏ những rủi ro không đáng có.

2.2. Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện

Thông thường đối với một sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các sự kiện cùng loại và giữa các đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.
Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện là cách cụ thể hóa sự kiện bằng nội dung chữ hình ảnh, cụ thể:

• Sáng tạo ý tưởng sự kiện: Đây chính là phần sáng tạo chung nhất của sự kiện. Ý tưởng sự kiện có thể diễn tả bằng bằng hình ảnh, chữ viết hoặc cả hai. Ý tưởng sự kiện sẽ chi phối toàn bộ nội dung, và các bước chuẩn bị, tiến hành sự kiện.
• Khảo sát địa điểm tổ chức: Để bám sát vào mục đích của sự kiện, thông thường các công ty sự kiện sẽ yêu cầu được khảo sát địa điểm tổ chức trước khi tiến hàng thiết kế. Trong một số trường hợp, việc khảo sát địa điểm tổ chức có thể lùi lại và thiết kế sự kiện được tiến hành trên cơ sở các bản vẽ và ảnh chụp được khách hàng cung cấp, song việc khảo sát sẽ là bắt buộc trước khi triển khai trên thực địa. 
• Thiết kế sự kiện: Bao gồm viết cụ thể hóa ý tưởng bằng hình ảnh, thi công, dàn dựng, sắp xếp các trang thiết bị phục vụ sự kiện.
• Chương trình (Program), Kịch bản Sự kiện (Script): Cụ thể hóa ý tưởng bằng cách sắp xếp các phân đoạn nội dung sự kiện theo tiến trình thời gian. Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện hay nhầm lẫn Chương trình sự kiện & Kịch bản sự kiện và Chương trình sự kiện & Kế hoạch sự kiện (Schedule Event). 
• Chương trình sự kiện được hiểu là tóm tắt nội dung chương trình, thường sẽ là thông tin đính kèm với giấy mời. 
• Kế hoạch sự kiện là toàn bộ nội dung cần tiến hành để chuẩn bị và vận hành sự kiện. Kế hoạch sự kiện còn bao gồm chi tiết hạng mục cần làm, thời gian triển khai, đơn vị/cá nhân thực hiện, cá nhân/đơn vị phối hợp, hiện trạng triển khai… Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, kế hoạch sự kiện còn thể hiện bức tranh chung về trách nhiệm của các bên tham gia cần hoàn thành tại các mốc thời gian cho tới khi kết thúc sự kiện.
• Kịch bản sự kiện là toàn bộ nội dung sự kiện sẽ diễn ra, được mô tả bằng chữ viết và trình bày theo thời gian thực mà sự kiện đó sẽ diễn ra. Kịch bản sự kiện chi tiết còn bổ sung công việc cụ thể của các bộ phận sẽ tham gia vận hành sự kiện. Trong kịch bản sự kiện có thể có hoặc không MC script, tùy theo nội dung của từng sự kiện.
• Báo giá (Quotation) hoặc còn được gọi là Dự toán ngân sách: Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, báo giá thường được chia thành 2 loại, đó là báo giá dịch vụ cơ bản & báo giá dịch vụ gia tăng. Báo giá cơ bản là báo giá tối thiểu đảm bảo đáp ứng các yêu cầu cần phải có của sự kiện. Báo giá dịch vụ gia tăng là các mục lựa chọn thêm nhằm hỗ trợ, tối ưu hóa hiệu quả cho sự kiện. Với các đơn vị tổ chức sự kiện có kinh nghiệm, báo giá sẽ mô tả chi tiết từng hạng mục. Mỗi hạng mục trong báo giá sẽ được chú thích về mục đích, số lượng, quy cách, kích thước… Ngoài ra, mỗi hạng mục có thể có nhiều lựa chọn theo cấp độ, quy mô kèm theo các mức độ về chi phí.
• Chỉnh sửa, hoàn thiện kế hoạch tổ chức trước khi triển khai thực tế: Với các đơn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc chỉnh sửa kế hoạch, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện một hoặc nhiều lần điều hiển nhiên không thể tránh khỏi. Mục đích của điều này là giúp cho khách hàng, người chưa có kinh nghiệm tổ chức sự kiện cảm thấy an tâm và hài lòng với những gì sẽ diễn ra trong sự kiện. Bên cạnh mục đích thỏa mãn nhu cầu khách hàng, việc chỉnh sửa cũng giúp giảm thiểu các vấn đề phát sinh, qua đó hạn chế và loại bỏ yếu tố rủi ro, giúp sự kiện đạt kết quả tốt đẹp nhất.
• 

2.3. Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát

Đây chính là bước cụ thể hóa cho phần Sáng tạo, thiết kế, chương trình, kịch bản sự kiện. Thông thường, thời gian thực hiện sự kiện sẽ từ lúc chuẩn bị cho tới khi bàn giao các hạng mục lắp dựng/kết thúc sự kiện của Khách hàng. Quá trình thực hiện có nhiều cách phân chia nhưng theo Tín Phát, quá trình này được chia làm các phần chính như sau:

• Chuẩn bị và lắp dựng các thiết bị, hạng mục: Âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, sân khấu, Backrop,..
• Lựa chọn và đặt lịch cho các nhà cung cấp: Ca sĩ, MC chuyên nghiệp, ban nhạc,…
• Các điều chỉnh chương trình, kịch bản cho phù hợp;
• Tổng duyệt theo chương trình, kịch bản đã duyệt;

Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, các thiết bị, hạng mục lắp dựng có sẵn dưới dạng tiêu chuẩn. Ứng với mỗi sự kiện cụ thể, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ  điều chỉnh, gia công thêm, bớt cho phù hợp. Việc này thường được một người quản lý bao quát đảm bảo các chuẩn bị tại xưởng sẽ đúng với ý đồ thiết kế đã thống nhất với khách hàng. 

Việc gọi nhà cung cấp (supplier) tham gia là điều gần như bắt buộc. Để kiểm soát tốt công việc của supplier cần phải người có kinh nghiệm, có khả năng thương thuyết, sự tỷ mỷ và khả năng quán xuyến. Với các đơn vị tổ chức Sự kiện chuyên nghiệp, các nhà cung cấp này là các đối tác thường xuyên, đã được kiểm chứng qua các sự kiện. Do vậy, việc kiểm soát suppiler với các công ty sự kiện chỉ cần một nhân sự thay vì một nhóm như các đơn vị không chuyên nhiệm sự kiện. 

Việc tổng duyệt chương trình sẽ được đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tiến hành với chi phí hạn chế nhằm tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng. Với kinh nghiệm gần 20 năm tổ chức sự kiện, Tín Phát tư vấn các mục nên chạy tổng duyệt gồm: MC, Lễ tân (hoặc các nhóm trưởng Lễ tân), âm thanh, ánh sáng.

Ngoài những mục vừa nêu, tùy theo nội dung cụ thể và sự phối hợp giữa các bên tham gia, Tín Phát sẽ thêm/bớt hạng mục cần tổng duyệt theo hướng đảm bảo kiểm soát tốt mọi hoạt động trước khi sự kiện chính thức diễn ra, đồng thời tối giản được chi phí của khách hàng.

2.4. Tổ chức sự kiện

Ở bước này, sự kiện sẽ chạy theo chương trình kịch bản đã được duyệt, các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực, thực hiện các công việc đã được phân công theo chương trình, kịch bản. 

Với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, việc theo dõi, giám sát và xử lý tình huống phát sinh từ phía khách hàng là điều tối quan trọng. Để đảm bảo kiểm soát tốt mọi tình huống không lường trước, họ thường đề nghị khách hàng cử ra một người hoặc một nhóm có đủ thẩm quyền, phối hợp cùng xử lý trong trường hợp phát sinh ngoài dự kiến.  

2.5. Bàn giao, quyết toán sự kiện

Đây là lúc đơn vị tổ chức sự kiện cần chuyển trả các tư liệu cho khách hàng như: File tư liệu hình ảnh, clip đã sản xuất trong quá trình sự kiện diễn ra; các xác nhận về việc đưa tin/bài từ phóng viên đến tác nghiệp tại sự kiện (nếu có).

Kết thúc toàn bộ quá trình tổ chức sự kiện, các bên lập các quyết toán về các hạng mục sự kiện đã sử dụng thực tế. Căn cứ vào bản quyết toán, chi phí tổ chức sự kiện sẽ được xác định cụ thể. 

3. HẬU SỰ KIỆN

Bằng cách tổ chức một cuộc họp trực tiếp hoặc trực tuyến hoặc qua email, các bên sẽ nêu các ý kiến đánh giá về mức độ thành công của Sự kiện, các lưu ý cần rút kinh nghiệm cho các Sự kiện trong tương lại.

Nhờ trân trọng những đóng góp của khách hàng cùng kinh nghiệm tổ chức sự kiện đã được tích lũy qua hơn 20 năm, đến nay Tín Phát đã trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp 100% vốn Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, ... trong việc cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện tại Việt Nam.

Công ty TNHH Sự kiện & Truyền thông Tín Phát
Địa chỉ: Phòng 2803 - Tòa nhà Văn phòng G3, KĐT Vinhomes Green Bay, số 07 Đại lộ Thăng long, P. Mễ trì, Q. Nam Từ Liêm, Hà Nội, Việt Nam
Tel: 84- 24 - 37970035/ 322 42902  - Hotline : 09123 98 171
Web: https://tinphat.com.vn - Email: event@tinphat.com.vn  

Liên hệ với chúng tôi