Bảng mục lục
“Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình, kế hoạch; chuẩn bị các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.” (Trích Bài giảng Tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà Nội, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch)
Như vậy, để tổ chức một sự kiện thì đòi hỏi công tác chuẩn bị thật kỹ lưỡng, đơn vị tổ chức phải nắm bắt được quy trình thực hiện cũng như các vấn đề pháp lý liên quan. Hầu hết các sự kiện hiện nay đều phải xin giấy phép và người thực hiện bắt buộc phải chú ý về thời gian hoàn tất hồ sơ cũng như nộp cấp phép. Câu hỏi được đặt ra là liệu có phải xin giấy phép cho tất cả các sự kiện?
Căn cứ vào Nghị định số 103/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ ban hành Quy chế hoạt động văn hoá và kinh doanh dịch vụ văn hoá công cộng; và Thông tư số 04/2009/TT-BVHTTDL ngày 16 tháng 12 năm 2009 của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Quy định chi tiết thi hành một số quy định tại quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng ban hành kèm theo Nghị định số 103/2009/NĐ-CP ngày 06 tháng 11 năm 2009 của Chính phủ, những sự kiện cần xin giấy phép để tổ chức bao gồm:
- Lưu hành băng, đĩa ca nhạc, sân khấu với số lượng từ 50 bản trở lên;
- Biểu diễn nghệ thuật (biểu diễn nghệ thuật quần chúng có bán vé thu tiền xem biểu diễn phải được Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch nơi biểu diễn duyệt nội dung và cấp giấy phép như quy định đối với biểu diễn nghệ thuật chuyên nghiệp), trình diễn thời trang;
- Triển lãm văn hóa, nghệ thuật bao gồm: Triển lãm mỹ thuật, triển lãm ảnh và các triển lãm văn hóa, nghệ thuật khác;
- Lễ hội bao gồm: Lễ hội dân gian, lễ hội lịch sử, cách mạng, lễ hội văn hóa, thể thao, du lịch và lễ hội có nguồn gốc từ nước ngoài tổ chức tại Việt Nam; Lễ hội tôn giáo do tổ chức Giáo hội hoặc chức sắc chủ trì;
Từ những sự kiện được quy định, có thể thấy những sự kiện mang tính chất và quy mô lớn, có ảnh hưởng tới xã hội mới cần xin giấy phép, những sự kiện không ảnh hưởng tới xã hội và an ninh như sự kiện của doanh nghiệp, nội bộ, sinh hoạt đội nhóm, sự kiện cá nhân, hội nghị khoa học thì không cần phải xin giấy phép để tổ chức;
Giấy phép Bộ Văn hóa thể thao và du lịch: Tổ chức từ 2 điểm trở lên tại 2 thành phố khác nhau, hoặc những sự kiện tầm cỡ quốc gia.
Giấy phép tổ chức sự kiện tại Sở Văn hóa thể thao và du lịch: Gồm giấy phép họp báo, giấy phép tổ chức roadshow, giấy phép quảng cáo tại điểm tổ chức, giấy phép quảng cáo sản phẩm,…
Giấy phép cho người biểu diễn là người nước ngoài: Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ.
Chuẩn bị bộ đủ hồ sơ hoàn thiện, đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.
- Nộp trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền.
- Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
- Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
Trong trường hợp cần thiết, cơ quan có thể quyền sẽ yêu cầu duyệt sự kiện, chương trình hoặc xin ý kiến của cơ quan ban ngành có liên quan khác.
Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ. Vậy để tránh trường hợp hồ sơ thiếu hoặc không hợp lệ gây mất thời gian và công sức, các đơn vị tổ chức có thể tham khảo thông tin dưới đây để chuẩn bị hồ sơ.
Hiện nay, trong quy định của pháp luật hiện hành gồm: Nghị định 103/2009/NĐ-CP, Nghị định 01/2012/NĐ-CP, Nghị định 79/2012/NĐ-CP, Quyết định 76/2010/QĐ-TTg có quy định cụ thể về hồ sơ, thủ tục, thẩm quyền cấp Giấy phép đối với từng hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền trước khi cá nhân, tổ chức thực hiện việc tổ chức một sự kiện hay hội thảo, hội nghị;
- Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện/hội thảo theo mẫu do đơn vị xin phép soạn. (Nếu các chương trình miễn phí vé vào cửa thì phải ghi rõ nội dung “chương trình không bán vé”. Ngược lại, nếu chương trình có bán vé vào cửa thì phải nộp kèm marquette bán vé);
- Văn bản pháp lý xác nhận tư cách pháp lý của cơ quan, tổ chức thực hiện sự kiện, hội thảo, cụ thể: Nếu đối tượng thực hiện việc nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo là doanh nghiệp thì phải có bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập doanh nghiệp. Nếu là tổ chức thì đối tượng xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo phải cung cấp bản sao giấy chứng nhận thành lập (,mỗi bên 2 bản);
- Bản sao các giấy tờ tài liệu về nội dung của sự kiện (kịch bản, danh sách người tham gia biểu diễn, bộ sưu tập, tác phẩm…) hoặc đề án, kế hoạch tổ chức hội thảo…có chữ ký hoặc dấu treo của đơn vị thực hiện;
- Bản sao các giấy tờ liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện: Làm thành 4 bản, 1 bản nộp lên Cục Tác quyền, 1 bản nộp lên Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch (VHTTDL), 1 bản do bên cho thuê địa điểm giữ, 1 bản do công ty tổ chức sự kiện giữ;
- Hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách hàng) hoặc giấy ủy quyền của khách hàng cho đơn vị tổ chức sự kiện, hội thảo (nếu có);
- Công văn tổ chức sự kiện đặc biệt đối với quân nhạc, văn công lực lượng địa phương tham gia: Chuẩn bị 3 bản 1 bản nộp lên Cục Tác quyền, 1 bản nộp lên Sở VHTTDL, 1 bản do công ty tổ chức sự kiện giữ;
- Đối với các sự kiện là giải đấu: Công văn đứng tên cơ quan giải đấu, quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với đơn vị phối hợp thực hiện đối với các sự kiện là giải đấu;
- Đối với các chương trình khuyến mãi hay bốc thăm trúng thưởng cần có đơn đề nghị cấp phép nộp lên Sở Công thương;
- Hợp đồng đặc biệt khác (nếu có).
Việc tổ chức các sự kiện với nội dung khác nhau thì cần thêm nhiều loại giấy khác nhau nữa để bổ sung thông tin cụ thể.
- Đơn xin cấp phép tổ chức họp báo theo mẫu;
- Giấy phép hoạt động kinh doanh hoặc giấy chứng nhận của cơ quan tổ chức (2 bản sao có công chứng);
- Các giấy tờ có liên quan đến mục đích, nội dung họp báo (giấy phép biểu diễn, khuyến mãi…);
- Thời gian cấp: 1 ngày (không kể ngày nghỉ).
- Đơn xin cấp phép trình diễn thời trang;
- Danh sách người mẫu, nhà thiết kế;
- Hình mẫu trang phục sẽ trình diễn (tối thiểu 30 ngày trước khi chương trình diễn ra);
- Tổ chức phúc khảo (ít nhất 5 ngày trước khi chương trình diễn ra);
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức buổi trình diễn;
- Sự kiện trình diễn thời trang.
- Đơn xin phép tổ chức biểu diễn ca nhạc: Nêu rõ thời gian, địa điểm, nội dung buổi biểu diễn, có tổ chức bán vé không;
- Bản sao công chứng giấy phép hoạt động kinh doanh;
- Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức;
- Bản ghi lời bài hát;
- Tài liệu liên quan đến quyền tác giả, quyền của chủ sở hữu tác phẩm biểu diễn (giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền…);
- Hồ sơ hộ chiếu của các nghệ sĩ nước ngoài với các chương trình có nghệ sĩ nước ngoài biểu diễn (ví dụ: các ca sĩ Hàn Quốc tới Việt Nam biểu diễn…);
- Thời gian cấp: 07 ngày (không kể ngày nghỉ).
- Đơn xin phép tổ chức triển lãm đề nghị nêu rõ địa điểm, thời gian, nội dung tổ chức buổi triển lãm;
- Danh mục tác phẩm được triển lãm: chất liệu, nội dung, kích thước…;
- Danh mục tác giả thực của tác phẩm được triển lãm;
- Mẫu giấy mời, catalogue giới thiệu nội dung triển lãm;
- Danh sách khách mời tham dự buổi triển lãm;
- Bản cam kết khi tổ chức triển lãm không vi phạm các quy định cấm;
- Các văn bản có liên quan bằng tiếng nước ngoài phải kèm theo bản dịch bằng tiếng Việt Nam;
- Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
* Lưu ý:
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có nộp lưu chiểu…
Trường hợp thay đổi nội dung, thời gian, địa điểm ghi trong giấy phép thì tổ chức, cá nhân tổ chức sự kiện phải làm lại thủ tục xin cấp giấy phép.
Để mỗi sự kiện diễn ra phù hợp với thuần phong mỹ tục Việt Nam thì các đơn vị tổ chức nên xin giấy phép trước ít nhất 30 ngày.
Chúng tôi đã liệt kê danh mục hồ sơ cần thiết để xin giấy phép tổ chức các sự kiện theo quy định của pháp luật hiện hành và chúng tôi cũng khuyến khích các đơn vị trước khi nộp hồ sơ, cá nhân, tổ chức nên đến cơ quan có thẩm quyền để được hướng dẫn về hồ sơ, điều kiện tổ chức sự kiện của mình.
Các hoạt động sự kiện, hội thảo được diễn ra dưới nhiều hình thức, thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, thuộc quyền quản lý của các cơ quan ban ngành khác nhau. Thật khó để xác định cụ thể về thẩm quyền chung về việc cấp giấy phép tổ chức sự kiện, hội thảo. Vì vậy, căn cứ theo quy định của pháp luật về cấp Giấy phép đối với từng hoạt động tổ chức sự kiện, hội thảo cụ thể thuộc các cơ quan như sau:
- Thủ tướng Chính phủ;
- Các cục, bộ ngành liên quan: Cục Nghệ thuật biểu diễn; Bộ Văn hóa, thể thao và du lịch; Bộ Công thương, Bộ Thông tin và Truyền thông…;
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các sở ban ngành liên quan (Sở Văn hóa, Thể thao và du lịch hoặc/và Sở Thông tin và Truyền thông …).
Để làm rõ hơn thẩm quyền của từng cơ quan khác nhau, chúng tôi sẽ phân tích theo từng tiêu chí như sau:
Đối với các sự kiện được tổ chức ở nhiều tỉnh thành thì chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.
Các đơn vị tổ chức nên lưu ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các tỉnh thành để tránh phải bổ sung hồ sơ nhiều lần hoặc chậm trễ thời gian. Khi tổ chức các sự kiện mang tầm vóc địa phương, cần trình đề án tổ chức có kèm công văn của UBND tỉnh (thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có…).
Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng nên đơn vị tổ chức phải chủ động đến làm việc với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh cấm tổ chức roadshow với phương tiện lớn như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Một số tỉnh thành lớn như Thành phố Hồ Chí Minh quy định một số khu vực cấm tập trung đông người như Nhà hát Thành phố, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Thống nhất, Công viên 30/4, khu vực các lãnh sứ quán…
- Sự kiện hội nghị, hội thảo quốc tế mà thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng phải tổ chức lấy ý kiến của Bộ ngoại giao cũng như các cơ quan địa phương và được những cơ quan đó trả lời bằng văn bản trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu cho ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế. Bên cạnh đó cần phải có tờ trình để trình lên thủ tướng chính phủ để xem xét và phê duyệt trương trình hội thảo, gửi tờ trình và đề án để cho Bộ ngoại giao tổng hợp lại và theo dõi hoạt động sự kiện đó, phải gửi những giấy tờ đó ít nhất trước hai mươi ngày trước khi sự kiện diễn ra.
- Nếu tổ chức ở các địa điểm liên quan đến vấn đề chính trị thì cần xin phép thêm những giấy tờ, thủ tục đặc biệt ở các địa phương hay sở ban ngành có liên quan.
- Các chương trình nghệ thuật biểu diễn, trình diễn thời trang, các chương trình liên quan đến văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, quảng cáo, triển lãm…do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép (quy mô thuộc các cơ quan trung ương biểu diễn) hoặc do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp phép (quy mô địa phương).
- Tổ chức sự kiện ngoài trời, các hoạt động tổ chức sự kiện liên quan đến tác quyền, tác phẩm,.. do Cục Bản quyền cấp phép.
Lưu ý: Đối với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường/xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Ngay cả khi đã có giấy phép tổ chức sự kiện thì các đơn vị cũng cần phải chú ý và tuân thủ đúng luật lệ, kỷ luật vì chương trình vẫn có khả năng bị hủy bỏ nếu gây ra tình trạng ách tắc giao thông, gây mất an ninh trật tự…
KẾT LUẬN: Một sự kiện diễn ra khó tránh khỏi những sai sót dù lớn hay nhỏ nếu thiếu sự tham gia của các đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Với một sự kiện chuyên nghiệp, ngoài các vấn đề liên quan đến việc xin phép còn kèm theo các vấn đề về bản quyền nội dung truyền thông, các quy định về quảng cáo trong sự kiện … mà nếu không tuân thủ rất dễ gây rủi ro cho chủ đầu tư.
BBT Tín Phát