Chương trình của bạn tổ chức để làm gì? Bạn muốn nó sẽ thật ấm cúng hay thật hài hước vui tươi, thật nghiêm trang hay vô cùng long trọng, rầm rộ? Các chương trình sự kiện vốn đa dạng về mục đích. Mỗi sự kiện lại có một hình hài, dáng vẻ riêng. Nếu bạn xác định rõ nội dung, mục tiêu chương trình của mình thì sẽ có những tiêu chí phù hợp khi tìm địa điểm tổ chức sự kiện.
Chẳng hạn một bữa tiệc Year End Party chắc chắn sẽ khác với một bữa tiệc Teambuilding, tiệc cưới, tiệc tri ân, hội nghị,... những sân khấu ngoài trời sẽ phù hợp với các sự kiện mang tính cộng đồng, các phong cách phương Tây hiện đại và những hội trường, khán phòng sẽ phù hợp với những hội nghị, tọa đàm hay buổi giao lưu ấm cúng….Từ đó, bạn sẽ có những gợi ý ban đầu về địa điểm như:
Vị trí tổ chức đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Hãy dành một buổi đi khảo sát trước địa điểm mà bạn dự tính lựa chọn tổ chức sự kiện. Nếu đó là khu trung tâm thì các vấn đề đi lại, nghỉ ngơi của khách mời và người tham dự sẽ như thế nào, giao thông có thuận tiện hay không. Một gợi ý dành cho bạn đó là hãy lựa chọn địa điểm ở gần với phần đông khách mời tham dự để tiết kiệm khoản kinh phí thuê khách sạn, địa điểm nghỉ ngơi cho khách.
Khi tìm địa điểm, hãy ưu tiên những nơi có phương tiện di chuyển dễ dàng, có view đẹp, không gian rộng rãi thoáng mát, có hầm gửi xe, các phòng ốc quy củ.
Đối với vị trí được lựa chọn, người tổ chức cũng cần quan tâm tới các vấn đề như đường đi lối lại, chỗ gửi xe. Nhiều khách sạn có diện tích lớn, lối đi lắt léo khiến khách mời phải “toát mồ hôi hột” mới tìm được ra phòng tổ chức sự kiện. Với những trường hợp này, bạn nên có những hướng dẫn cụ thể để khách mời có thể tìm đến phòng họp dễ dàng bằng cách bố trí nhân viên hỗ trợ hoặc sử dụng hệ thống bảng biển, gửi bản đồ định vị từ trước cho khách mời.
Ngoài ra bạn cũng nên để ý nơi gửi xe để khách yên tâm tham gia sự kiện. Hãy hỏi trước nơi bạn tổ chức có bãi đậu xe hay không? Nếu không có bạn hãy tìm một điểm đậu xe ở khu vực lân cận, có hướng dẫn cụ thể về chỗ gửi xe và đường vào nơi tổ chức sự kiện cho khách mời. Bạn cũng nên làm việc trước với ban quản lý các địa điểm trên về vấn đề vé gửi xe của khách mời. Tốt nhất là ban tổ chức hãy thanh toán khoản chi phí này bởi không ai mong muốn ăn mặc xinh đẹp, bảnh bao đi dự sự kiện mà vẫn phải mang tiền lẻ đi để trả tiền gửi xe.
Những nhân tố không thể thiếu trong một sự kiện đó là âm thanh, ánh sáng. Hệ thống âm thanh, ánh sáng tốt thì bạn mới cảm nhận được độ “phê” của những màn trình diễn âm nhạc, nghệ thuật.
Ngoài ra, các trang thiết bị trình chiếu, vật tư, wifi, sân khấu, bàn ghế cũng là những yếu tố bạn cần phải chú ý. Tùy theo không gian khán phòng, số lượng khách mời mà bạn có thể đặt những loại bàn ghế tròn, vuông, xoay, cố định,...
Ngay cả những chi tiết nhỏ nhặt cũng có thể ảnh hưởng đến chất lượng của chương trình. Có trường hợp một công ty sử dụng loại khăn trải bàn có hoa văn là các lỗ tròn, điều này dẫn đến tình trạng rất nhiều khách mời bị dắt khuy áo, cà vạt, vào khăn trải bàn gây đổ thức ăn, rượu.
Nếu như địa điểm bạn chọn có một số mục chưa đáp ứng được theo yêu cầu, bạn có thể lựa chọn thuê một bên thứ 3 để đảm bảo được cung cấp những trang thiết bị như ý.
Số lượng khách mời dự kiến sẽ quyết định không gian hội trường phù hợp. Hãy lựa chọn những nơi có sức chứa vừa với số lượng khách mời của bạn, tránh thừa nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi dẫn đến những rắc rối không mong muốn, đồng thời làm cho không gian hội trường khi lên hình sẽ không đẹp. Bạn cũng nên dự trù trước trường hợp khách mời vượt quá quy định hay khách mời hủy tham gia sự kiện để có những phương án dự phòng.
Không gian tổ chức sự kiện bao gồm sảnh tiệc, sảnh đón khách, hành lang, nơi chụp ảnh và các khu vực có liên quan. Nếu sự kiện của bạn có số lượng khách mời lớn, hãy tìm một nơi đủ rộng để khách mời cảm thấy thoải mái và thuận tiện cho công tác tổ chức của bộ phận hậu cần. Nơi chụp ảnh lưu niệm (photobooth) có đủ rộng rãi để khách mời xúng xính váy áo tiến vào chụp ảnh, có đủ chỗ cho nhà báo, phóng viên, hội nhiếp ảnh tác nghiệp hay không. Ánh sáng tại photobooth cũng rất quan trọng vì nó góp phần làm nên những bức ảnh lung linh cho khách mời.
Nhân viên phục vụ là một lực lượng đông đảo từ PG, phục vụ bàn, nhân viên kỹ thuật,... đều là những người tham gia trực tiếp vào sự kiện. Từng cử chỉ, tác phong, thái độ, khả năng, kinh nghiệm của họ sẽ hỗ trợ rất nhiều đến chất lượng và thành công trong một sự kiện. Có trường hợp chỉ vì một vài nhân viên hỗ trợ sự kiện tỏ thái độ không thân thiện dẫn đến việc các khách mời cũng cảm thấy mất hứng với cả chương trình. Một sự kiện càng chuyên nghiệp thì nhân viên phục vụ càng phải tốt, hãy tạo ra thiện cảm từ sự phục vụ tận tình, chu đáo, cẩn thận. Những nhân viên hỗ trợ sự kiện cũng giống như những người tiếp viên hàng không, trên mặt cần luôn mang một nụ cười thân thiện và hiếu khách để cùng lan tỏa niềm vui tới tất cả mọi người.
Khi đi khảo sát địa điểm bạn cũng cần lưu tâm đến vấn đề an toàn cho người tham dự, đặc biệt là các vấn đề về công tác phòng cháy chữa cháy cho tòa nhà và các vật dụng liên quan, lối thoát hiểm, cách sơ tán các khách mời khi xảy ra sự cố.
Nếu sự kiện bạn tổ chức có đông người tham gia, có tính chất hệ trọng hay ảnh hưởng tới sức khỏe, hãy bố trí đội ngũ y tế và an ninh túc trực, sẵn sàng hỗ trợ những lúc cần thiết.
Ngoài ra, với những sự kiện thể thao, hoạt động ngoài trời thì việc có các dịch vụ ăn uống, giải khát cũng là vô cùng cần thiết.
Nếu địa điểm bạn tìm là một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói thì vấn đề thực phẩm tại đây cũng là điểm cần chú ý. Bởi thực phẩm chiếm giữ một vị trí quan trọng trong mỗi sự kiện. “Có thực mới vực được đạo”, đôi khi đồ ăn ngon hay không cũng tác động tới tâm trạng của người tham gia. Để đảm bảo bữa tiệc trở nên hoàn hảo thì bạn hãy kiểm tra trước vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm của nơi tổ chức sự kiện, tránh cho gặp sự cố ngộ độc thực phẩm. Menu cũng cần rõ ràng, cụ thể để không khách mời nào xui xẻo bị dị ứng đồ ăn. Thực tế đã chứng minh điều này rất dễ gặp phải, nhất là với các tour teambuilding biển đảo. Nhiều người dân không quen ăn hải sản với nồng độ protein cao ngoài đảo nên đã ngộ độc thực phẩm, dẫn đến cả đoàn kéo nhau vào viện thay vì vui vẻ ở trong buổi gala.
Tiệc tea break trong sự kiện cũng cần được sắp xếp để vừa vặn, tươi mới và đáp ứng các nhu cầu căn bản của khách tham dự. Người phục vụ tea break phải luôn nhanh nhẹn quan sát để bổ sung thức ăn và dọn dẹp kịp thời “bãi chiến trường” mỗi lúc giải lao. Tất cả những điều này, bạn hãy làm việc trước với đơn vị cho thuê địa điểm để có được những cam kết về chất lượng sản phẩm - dịch vụ.
“Tiền nào của nấy” là quy luật bất thành văn trong việc sử dụng sản phẩm, dịch vụ. Tuy nhiên việc tối ưu chi phí là điều vô cùng quan trọng. Hãy lựa chọn những đơn vị tổ chức sự kiện uy tin và phù hợp túi tiền hơn là việc chỉ chăm chăm nhìn vào tên tuổi của những địa điểm nổi tiếng. Hãy tận dụng những gì bạn có về nhân lực, các nhà cung cấp thứ 3 để giảm được những chi phí không cần thiết.
Một gợi ý dành cho bạn đó là hãy note ra một checklist những đầu mục cần thiết nhằm khảo sát và cân nhắc trước khi quyết định lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện. Sự kiện nào cũng sẽ có phát sinh, nhưng nếu tất cả đã nằm trong dự trù của bạn thì không gì là không thể hoàn hảo. Nếu thiếu kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì bạn nên lựa chọn một angency chuyên nghiệp, nhiều kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Đây sẽ là giải pháp mang tới sự kiện thành công cho doanh nghiệp.
BBT Tín Phát