Year End Party hay chính là bữa tiệc tất niên của doanh nghiệp là hoạt động diễn ra vào mỗi dịp cuối năm. Để sự kiện này diễn ra thành công, đơn vị tổ chức cần xác định rõ những điều sau đây.
Mục đích của những bữa tiệc cuối năm chính là giúp doanh nghiệp và người lao động có thể nhìn thấy những thành quả trong một năm. Những kết quả này cần được thể hiện một cách chân thực và sống động bằng những con số, hình ảnh và video. Cụ thể, đơn vị tổ chức nên kết hợp với doanh nghiệp tạo ra biểu đồ với những con số ấn tượng và ý nghĩa. Nếu được kết hợp cùng các hiệu ứng đặc biệt về âm thanh ánh sáng đây chắc chắn sẽ là một cách truyền tải kết quả kinh doanh trong năm cũ để lại ấn tượng khó quên trong lòng người tham dự. Ngoài ra, các video tổng hợp các sự kiện đặc biệt trong năm của doanh nghiệp hoặc một cuộc phỏng vấn ngắn đối với lãnh đạo và các nhân viên cũng là một phương án tối ưu. Từ đó, không chỉ thành phần ban lãnh đạo doanh nghiệp mà các nhân viên mọi bộ phận đều có thể có được cái nhìn rõ ràng nhất về thành quả công ty đạt được trong một năm.
Không phải ngẫu nhiên mà các bữa tiệc cuối năm trở thành hoạt động thường niên tại các doanh nghiệp lớn, nhỏ. Bữa tiệc là cơ hội để công nhân viên chức trong công ty không phân biệt vị trí chia sẻ, xích lại gần nhau hơn và gia tăng tình đoàn kết nội bộ. Chính vì vậy, mỗi một công đoạn nhỏ trong sự kiện này đều phải cân nhắc kỹ lưỡng sao cho tạo ra sự gắn kết nhiều nhất có thể. Đơn vị tổ chức có thể xây dựng các tiết mục mang đậm dấu ấn thương hiệu doanh nghiệp với sự tham gia của các thành viên từng phòng ban, các cuộc thi, mini game để tạo ra môi trường giao lưu giữa các bộ phận…
Trong bữa tiệc cuối năm Year End Party, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tổng kết lại thành tích của doanh nghiệp trong một năm. Chính vì vậy, đơn vị tổ chức sự kiện cần xây dựng kịch bản chương trình thể hiện rõ sự tri ân sâu sắc của ban lãnh đạo gửi tới các cán bộ nhân viên có thành tích xuất sắc thông qua tiết mục trao bằng khen thưởng. Thậm chí, tại một số doanh nghiệp còn có nghi lễ cảm ơn của toàn thể ban lãnh đạo và cấp quản lý tới toàn bộ nhân viên. Lời phát biểu cảm ơn đến từ người đứng đầu cũng là một trong những nghi thức quan trọng mang tới sự trang trọng và ý nghĩa đặc biệt cho bữa tiệc.
Bữa tiệc cuối năm không đơn thuần chỉ là để tổng kết một năm mà còn là một bước đệm trước khi năm mới bắt đầu. Các doanh nghiệp đều mong muốn chương trình Year End Party sẽ là nguồn động lực to lớn giúp mỗi cá nhân có thêm sức mạnh để đạt được những mục tiêu trong năm tiếp theo. Do đó, các đơn vị tổ chức sự kiện cần tạo ra các tiết mục mang tính cổ vũ, động viên và khích lệ tinh thần của các cán bộ công nhân viên trong công ty.
Đây là công đoạn đầu tiên và rất quan trọng quyết định sự thành bại của sự kiện. Đối với những buổi tiệc year end party, đơn vị tổ chức có thể xác định đối tượng thông qua việc phối hợp với doanh nghiệp trả lời những câu hỏi sau đây:
- Sự kiện bao gồm những ai? Tiệc cuối năm chỉ dành cho nội bộ doanh nghiệp hay có cả khách mời. Tùy thuộc vào vị trí hoặc vai trò trong xã hội có thể chia khách mời thành:
+ Lãnh đạo của các doanh nghiệp đối tác;
+ Lãnh đạo các doanh nghiệp lớn trong địa phương;
+ Những nhân vật có vị trí, tầm ảnh hưởng trong xã hội;
+ Có trẻ em và người nhà hay không? Nếu có cần điều chỉnh thực đơn cũng như không gian sự kiện để phù hợp với đối tượng trên;
+ Những người tham gia sự kiện có đặc điểm gì? Sở thích của họ?
+ Số lượng người tham gia là bao nhiêu? Có bao nhiêu nam - bao nhiêu nữ? Số lượng khách tham gia sẽ quyết định quy mô không gian tổ chức sự kiện. Trước khi sự kiện diễn ra, đơn vị tổ chức cần nắm được số lượng người tham gia để thực hiện các công đoạn tiếp theo.
Khi trả lời đầy đủ những câu hỏi trên bạn sẽ có được chân dung đối tượng tham gia sự kiện từ đó có những điều chỉnh phù hợp trong công tác tổ chức.
Mỗi một doanh nghiệp sẽ đưa ra một khoản ngân sách giới hạn cho các hoạt động như tổ chức sự kiện cuối năm. Tùy vào tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong năm doanh nghiệp sẽ điều chỉnh và đề xuất tới đơn vị tổ chức mức ngân sách cho phép. Từ đó, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ tính toán lên kế hoạch chương trình theo yêu cầu khách hàng mà vẫn đảm bảo lợi nhuận thu về.
Do đặc thù từng loại hình doanh nghiệp, thời gian tổ chức sự kiện Year End Party có thể thực hiện trong nửa ngày, cả ngày hay từ 1 - 2 ngày để không làm ảnh hưởng đến sự vận hành của doanh nghiệp. Từ đó, đơn vị tổ chức sẽ đưa ra kế hoạch chương trình, loại hình sự kiện tương ứng.
Khi đã có được đầy đủ thông tin phía trên, bước tiếp theo trong quy trình tổ chức tiệc cuối năm chính là định hướng loại hình sự kiện:
- Tổ chức Year End Party kết hợp du lịch
- Tổ chức Year End Party kết hợp liên hoan văn nghệ
- Tổ chức tiệc buffet ngoài trời
- Tổ chức Year End Party kết hợp dạ tiệc khiêu vũ
Mỗi một loại hình sự kiện sẽ mang đến những trải nghiệm khác nhau
Ở công đoạn này, đơn vị tổ chức sẽ đưa ra chủ đề xuyên suốt của sự kiện sao cho phù hợp với mục đích, ngân sách, đối tượng và loại hình sự kiện đã định hướng từ ban đầu. Dưới đây là một vài ý tưởng gợi ý giúp bạn có được bữa tiệc cuối năm đầy ấn tượng:
Không gian tổ chức sẽ được decor tái hiện lại Sài Gòn vào thế kỷ trước. Khách mời tham gia sẽ có trang phục là áo dài, áo bà ba truyền thống. Đây chắc chắn sẽ là một trải nghiệm khó quên đối với khách mời tham gia. Bởi lẽ, những người lớn tuổi sẽ có được những hoài niệm xưa cũ và người trẻ có cơ hội khám phá cuộc sống của Việt Nam trong giai đoạn cũ.
Tái hiện một Sài Gòn trong những thập kỷ cũ sẽ giúp chương trình tiệc tất niên trở nên đặc biệt.
Khi tổ chức tiệc tất niên theo phong cách tết cổ truyền bạn sẽ đưa người tham gia đến với không gian quen thuộc ấm áp của văn hóa Việt. Tại đây, các chi tiết sẽ được thể hiện bằng những hình ảnh gợi nhớ quen thuộc như hoa đào, hoa mai hay ông đồ viết câu đối. Thậm chí là bếp lửa và nồi bánh chưng.
Sự cổ kính và đồ sộ của nét văn hóa cổ điển châu Âu khiến nhiều người choáng ngợp.
- Tổ chức Year End Party phong cách cổ điển châu Âu
Đây là một ý tưởng táo bạo và rất hiện đại. Nhân viên, đối tác hay khách hàng của doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm không gian mang đậm nét văn hóa châu Âu bởi decor sân khấu theo phong cách cổ điển, bán cổ điện hoặc hoàng gia quý tộc. Người tham dự sẽ được yêu cầu mặc dress code trắng, đen tạo nên một chương trình tất niên cuối năm đặc biệt ấn tượng.
Đây luôn là nguồn cảm hứng bất tận để tạo ra những sự kiện tất niên cuối năm bùng nổ. Khi những bữa tiệc cuối năm của doanh nghiệp trở thành một gala âm sẽ để lại nhiều cảm xúc đối với những người tham gia. Đây không chỉ là hình thức có thể thực hiện bởi những công ty lớn, có ngân sách dồi dào để mời các ngôi sao hạng A góp mặt. Các công ty có nguồn tài chính hạn hẹp hoàn toàn có thể tạo ra một bữa tiệc âm nhạc với sự tham gia của đội ngũ cán bộ nhân viên. Đây chắc chắn là một điểm nhấn đặc biệt trong chương trình.
Sau khi đã xác định đầy đủ các yếu tố nêu trên đơn vị tổ chức sẽ cân nhắc lựa chọn địa điểm và ấn định chính xác thời gian tổ chức. Thời điểm cuối năm nhiều doanh nghiệp đang rục rịch tìm địa điểm tổ chức tiệc. Vì vậy, công đoạn này cần được gấp rút hoàn thành trong ngân sách cho phép.
Trong Year End Party, bên cạnh những tiết mục diễn ra trên sân khấu thì sự chỉn chu của những bàn tiệc góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện. Quá trình bàn giao tiệc cũng cần diễn ra theo một quy trình nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và khẩu vị của đối tượng tham gia:
Sau khi đã thống nhất đơn vị cung cấp thực phẩm, đơn vị tổ chức sự kiện cần tiến hành lấy mẫu đối chứng. Quá trình này vô cùng cần thiết nhằm đảm bảo sau sự kiện nếu có phát sinh vấn đề về an toàn vệ sinh thực phẩm thì các bên tham gia sẽ có căn cứ để xem xét trách nhiệm.
Có thể nhận thấy để có được một chương trình tiệc tất niên thành công là điều không hề đơn giản. Hy vọng rằng bài viết này cung cấp những kinh nghiệm quý báu để các bên tổ chức tránh khỏi những sai sót khi làm chương trình.
Clip tiệc tất niên Công ty Kyocera Việt Nam
BBT Tín Phát